Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos para Organizações Científicas

Voltar | Por Efcaz 17/1/2022

Gestão do ciclo de vida dos contratos, um ponto fundamental para qualquer área que fecha negócios através de contratos. Confira tudo sobre o assunto.

Organizações científicas processam um grande volume e uma ampla variedade de contratos relacionados à comercialização de dispositivos, produtos de alta periculosidade e medicamentos, bem como contratos de serviço para manutenção de equipamentos maiores ou mais delicados e por este motivo, precisam ter a gestão do ciclo de vida dos contratos muito bem alinhada. Estes processos de contrato, incluindo geração, assinatura, armazenamento e cumprimento das obrigações, podem ser trabalhosos e complexos.

Uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM) pode ajudar a automatizar e simplificar esse processo para organizações científicas.

Os desafios no processo de contratação de organizações científicas

Um dos maiores obstáculos nos processos de contratação de organizações científicas é obter a aprovação de contratos de vendas e serviços, de organizações científicas especialmente ao concordar com termos e condições que apresentam riscos potenciais.

Uma maneira comum de se preparar um contrato é copiar um documento existente e substituir o conteúdo original por detalhes sobre um novo negócio. Esta é uma maneira rápida de preencher um contrato, mas também abre a porta para uma série de erros e possíveis atrasos da equipe jurídica.

Qualquer tempo economizado na criação de documentos é perdido posteriormente, pois os representantes precisam revisar os documentos para corrigir as informações incorretas.

Além disso, quando o contrato passa pelo processo de negociação com um cliente que os analisa meticulosamente, a grande quantidade de revisões pode causar previsões de vendas perdidas e contribuir para a perda de negócios.

Organizações científicas dependem fortemente de seus contratos de serviço. Essas empresas contratam clientes para manutenção e reparo de equipamentos por longos períodos.

O ciclo de vendas começa novamente para renovar outro prazo para aquele contrato, depois que o prazo inicial do contrato expira. Em alguns casos, o contrato de serviço de manutenção do equipamento é concluído como parte da venda do equipamento; em outros casos, é um contrato separado próximo ao final do período de garantia.

Isto afeta profundamente as transações de vendas, rastreando marcos do contrato, como períodos de garantia e datas de término do contrato. Um sistema de CLM como o fornecido pela Efcaz pode se tornar uma parte essencial do processo de vendas.

Os contratos de serviço também podem ser mais complexos porque, ao contrário do equipamento em si, o serviço é uma oferta intangível que pode ser customizada quanto você ou o cliente quiserem.

Os termos de serviço, tempo e quantidade de horas de serviço, acordos de nível de serviço para tempo de resposta e as partes específicas do sistema que serão atendidas são todos pontos potenciais de negociação – e possíveis pontos de atraso no processo de contratação.

Os contratos de serviço também devem mitigar riscos potenciais. Se o equipamento científico cair, impedindo um profissional de conduzir os procedimentos, o custo pode ser bem alto e até irrecuperável.

O contrato de serviço deve documentar as responsabilidades e obrigações de todas as partes para mitigar o risco em tais situações. Nesse sentido, a equipe jurídica é uma parte interessada fundamental na gestão eficaz do fluxo de trabalho do contrato de vendas.

Como as plataformas CLM automatizam os processos de contratação de organizações científicas

Existem muitas etapas no ciclo de vida do processo de contrato de vendas. As soluções CLM automatizam e agilizam o máximo possível essas etapas, para reduzir erros e aumentar a produtividade de cada parte interessada no processo.

Como os contratos no setor de ciências são cruciais para evitar a responsabilidade organizacional, uma solução CLM pode automatizar e digitalizar o processo de assinatura com base nos níveis de autorização para que os funcionários não percam um tempo precioso procurando assinaturas de chaves.

As plataformas CLM podem se integrar a outros sistemas de informação, principalmente o sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Isso permite que os usuários coloquem dados pré-preenchidos em novos contratos de vendas e serviços com maior facilidade, sem os erros de reaproveitar um contrato antigo.

As partes interessadas muitas vezes ficam se perguntando sobre o status de um contrato, pois as transferências entre as etapas do processo de contrato costumam ser informais, altamente manuais e fáceis de perder na caixa de entrada.

As soluções CLM promovem acordos instantaneamente com as pessoas certas, conectam as partes envolvidas, conectam sistemas, mantêm o processo no caminho certo e fornecem visibilidade a todas as pessoas interessadas para entender onde estão os gargalos.

Fluxos de trabalho automatizados também criam padronização em apoio à conformidade, garantindo que cada etapa autorizada no processo de contrato aconteça da mesma forma todas as vezes, de acordo com as políticas corporativas e requisitos regulamentares do setor.

As organizações de ciências estão constantemente assinando contratos principais de serviço e contratos de não divulgação para manter as informações proprietárias seguras. Seus contratos geralmente contêm informações confidenciais, como termos financeiros e obrigações, que precisam ser protegidos, mas disponíveis para análise.

A maioria das organizações usa métodos digitais para isso, mas não necessariamente métodos inteligentes. Não é raro que os acordos terminem em locais aleatórios. Além disso, uma vez que um contrato é arquivado, ele é frequentemente esquecido, o que significa oportunidades perdidas de mudanças nos preços nas renovações e direitos perdidos.

As soluções CLM centralizam todos os contratos em armazenamento seguro para fácil pesquisa por vários critérios e disponíveis para análise precisa, permitindo que sua organização minimize riscos e descubra oportunidades, enquanto reduz a chance de um contrato cair em mãos erradas.

Entre em contato com nossa equipe, e saiba tudo o que uma plataforma CLM pode fazer pela sua organização científica. Isto pode levar a sua organização a um novo patamar em termos de eficiência e economia, além de facilitar a vida das pessoas envolvidas para que possam se dedicar a outros problemas.

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