Falar da compliance na gestão de fornecedores envolve refletir sobre a importância que o termo ganhou na atualidade. Ele passou a ser relacionado a leis e normas contra a corrupção, mas é mais abrangente do que isso.
Desse ponto de vista mais amplo, adotar a compliance envolve garantir o cumprimento das várias regras internas e externas a que uma organização está sujeita e, em razão disso, contribui para o alinhamento entre fornecedores e seus clientes, com o objetivo de alcançar melhores resultados e garantir a segurança em inúmeros aspectos.
Para entender melhor essa relação, continue a leitura. Este post ajudará a avaliar o quanto essa prática pode ser positiva para o seu negócio. Para começar, entenderemos melhor do que se trata.
O significado de compliance
“Agir em sintonia com as regras”, esse é o significado do termo em inglês comply. Já é possível ter uma boa ideia sobre o que estamos falando, não é mesmo? Por “regra”, o entendimento desse conceito abrange as práticas na área contábil, fiscal, trabalhista, financeira, jurídica, ética, ambiental, previdenciária e assim por diante.
Portanto, como já adiantamos na introdução, ela não está limitada a um único aspecto, seja a corrupção ou qualquer outro. A compliance busca o cumprimento de todas as normas, regras e regulações as quais uma empresa está sujeita em sua atividade e, no caso de sua aplicação na gestão de fornecedores, implica no envolvimento deles com a busca desses objetivos.
Quando a compliance surgiu, ainda no início dos anos 90, ela costumava ser uma função atribuída ao departamento jurídico das empresas, uma vez que depende de interpretar e aplicar normas legais impostas às empresas — além das internas.
Mas é fácil deduzir que as chances de conseguir resultados nesse campo são baixas, se a empresa deixar a atividade sobre responsabilidade de um departamento isolado. Para que esse tipo de iniciativa funcione, é fundamental que ela seja desenvolvida com conhecimento sobre os processos internos e as metodologias usadas na operação.
A importância da compliance na gestão de fornecedores
Com base no que acabamos de mencionar, podemos concluir que a melhor abordagem do compliance ocorre de forma sistêmica, na qual as lideranças e cada um dos colaboradores se envolvem e se comprometem em garantir o cumprimento de regras.
Dito isso, seria possível aplicá-la sem a contribuição dos fornecedores? Uma vez que eles são parte da cadeia de suprimentos? Obviamente que não.
O cumprimento dos prazos, por exemplo, faz parte das regras da empresa, assim como as políticas de estoque, a homologação e a seleção de fornecedores. Eles são fundamentais para uma adequação precisa e o aprimoramento dos processos — uma vez que interferem neles.
Contudo, além desses detalhes mais operacionais, vale mencionar que a reputação da empresa é, ao menos em parte, dependente de sua capacidade de cumprir regras estabelecidas. Na atualidade, os consumidores estão atentos a algumas delas, principalmente as relativas ao meio ambiente e as regras trabalhistas, por exemplo.
Muitas empresas precisaram administrar crises em razão do compartilhamento de notícias negativas nas redes sociais, independentemente de serem verdadeiras.
Esse poder do consumidor em relatar seu descontentamento com práticas que ele considera prejudiciais a sociedade, reforça a necessidade de se ajustar às regras e garantir que os fornecedores façam o mesmo, pois o público não costuma ser muito criterioso ao atribuir culpa.
Se um fornecedor contratar funcionários de forma irregular, por exemplo, é possível que as pessoas recriminem mais os clientes que compram dele do que ele próprio. Esclarecidos esses pontos, podemos agora partir para algumas dicas de como implantar a compliance na gestão de fornecedores.
A clareza nos contratos com fornecedores
Antes de garantir que as regras estejam claras, é difícil imaginar que elas possam ser cumpridas. Os contratos têm a função de proteger as empresas nos aspectos legais, mas também o de permitir essa clareza.
Desse ponto de vista, aquele hábito de tratar os contratos como um documento padrão, que só cumpre uma burocracia, não é indicado. O ideal é que, mais do que ler com atenção, esses textos sejam analisados e discutidos com o objetivo de garantir alinhamento e o cumprimento de regras.
É perfeitamente possível incluir nesses documentos regras de compliance — ou mesmo fazer referência a manuais internos que descrevam normas. Além disso, não custa mencionar as exigências reguladoras que o seu fornecedor precisa ajudar a cumprir e as que você espera que ele cumpra.
A qualidade e a segurança de materiais
A compliance também envolve o atendimento do padrão de qualidade e de segurança de materiais e equipamentos. Afinal, eles fazem parte das regras internas do negócio. Por isso, é fundamental esclarecer essas normas e acompanhar o desempenho dos fornecedores no referente à entrega desses requisitos.
Essa análise precisa ser periódica e comunicada objetivamente como forma de advertir o fornecedor sobre a necessidade de adequação.
O alinhamento de processos internos
Há normas bastante pontuais nos seus processos internos que devem ser observadas pelos seus fornecedores. Basicamente, grande parte da atividade de compliance está ligada ao alinhamento desses processos. Afinal, as regras mais importantes dessa relação envolvem o cumprimento de prazos.
As solicitações de mercadorias precisam se basear em procedimentos de previsão de demanda e as entregas devem atender perfeitamente os prazos determinados. Qualquer flexibilidade nessa regra reflete uma falha de compliance e compromete o desempenho de produção.
A auditoria de fornecedores
Não basta fazer uma boa homologação de fornecedores e qualificá-los de acordo com o desempenho. A certificação dessas empresas deve ter período de validade, para que eles sejam constantemente auditados.
Esse é o único modo de garantir que nenhuma situação nova passe despercebida. No caso da compliance, os critérios de seleção de fornecedores devem incluir pontos específicos, como atestados de conformidade, negativas de processos e, dependendo do caso, até o compromisso contra a mão de obra escrava que, infelizmente, é um problema crescente em algumas regiões.
A formação da cultura de compliance
Como várias das atividades relativas à gestão do negócio, a compliance não acontece sem o comprometimento da equipe. É preciso criar uma cultura interna de adequação às normas e isso envolve capacitação e conscientização.
A cultura começa no exemplo das lideranças, mas precisa envolver ao máximo cada um dos colaboradores. Esse é o único modo de evitar que a compliance seja apenas aparente. Sem dúvida, esse é o maior desafio, pois todos os aspectos envolvem a adoção de critérios e procedimentos técnicos, mas a cultura depende de pessoas e, por isso, demora um tempo até se consolidar.
A contribuição da tecnologia
Ao menos dos aspectos técnicos, a tecnologia pode ser de grande ajuda na aplicação da compliance. Os sistemas de gestão especializados ajudam no controle e monitoramento de cada atividade produtiva e da gestão de fornecedores.
Com as facilidades de gestão que a tecnologia proporciona, você consegue se concentrar em aspectos mais estratégicos e de liderança que envolvem a compliance na gestão de fornecedores e, como resultado, conquista melhores resultados, em menos tempo e com menos problemas.
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