Tecnologia e Gestão: Dicas para uma gestão eficiente

Voltar | Por Efcaz 7/10/2019

Uma gestão eficiente pode ser sinônimo de uma gestão à distância. Para isso, é preciso contar com as dicas certas, colhendo seus benefícios.

Gerenciar projetos e negócios remotamente, ou seja, trabalhar através de uma gestão à distância, pode parecer um trabalho difícil.

Fazê-lo bem é uma habilidade aprendida – e há boas chances de se conseguir isso através do uso da tecnologia, especialmente, uma forma moderna de se garantir uma gestão eficiente.

Aqui está um sistema simples e em etapas que o ajudará a garantir que sua gestão à distância respeite seus prazos e usem um orçamento adequado.

Dicas de gestão à distância

Para fazer uma gestão à distância de qualidade, é preciso, além de contar com a tecnologia, gastar tempo extra na fase de planejamento.

– Antes de fazer qualquer outra coisa em um projeto remoto, você deve ter os requisitos no papel. Isso é especialmente importante ao se apostar em uma gestão à distância.

– Não deixe detalhes de lado – inclua cores, fontes, resultados e amostras desejados. Também é útil incluir os resultados desejados e uma seção de perguntas e respostas.

– Quanto mais próximo você puder estar de seus documentos de especificações para o resultado, melhor será sua gestão e mais simples será para você escolher qual tecnologia será melhor aplicada em seus negócios.

Dica: é ótimo usar o app documentos do Google para especificações, pois várias pessoas podem ficar online e construí-las juntas.

Além disso, encontre o time certo. Depois de definir o que deseja, é hora de encontrar a equipe ideal para seguir em frente.

Decidir sobre a equipe certa é provavelmente a decisão mais importante que você tomará ao apostar em uma gestão à distância, portanto, examine tudo com cuidado e procure uma equipe que tenha experiência aplicável.

Depois de seguir esses dois passos fundamentais – uma vez que sem eles nem a melhor das tecnologias pode ser o suficiente – use programas e softwares a seu favor, fazendo a gestão de resultados, gestão de documentos e a gestão de fornecedores de seu negócio de forma mais eficiente.

Configure um software de rastreamento de tarefas

Esse passo permite que você projete cada fase de seu sistema de gestão como uma lista de tarefas e crie tarefas individuais dentro dessa lista.

– À medida que os itens da lista de tarefas são concluídos, você será notificado e poderá testar cada tarefa individual e discuti-las remotamente com a equipe certa.

Você também pode definir prioridades e atribuir tarefas a membros individuais de sua equipe. Nessa hora, é essencial definir expectativas para comunicação.

Defina a expectativa antecipada de que sua equipe atualizará com frequência seu progresso no software – de preferência diariamente.

– Com um bom software de rastreamento de tarefas, isso não precisa ser demorado ou complexo e leva apenas alguns segundos.

Teste frequentemente os aplicativos e softwares de gestão à distância usados

A maioria dos gerentes subestima a importância e os requisitos de tempo ao aplicar testes.

– Um de seus trabalhos como gerente é testar todas as tarefas marcadas como concluídas, e você precisa fazer isso quase que imediatamente.

– Esta é também uma oportunidade para fornecer feedback aos seus contratantes continuamente, que é a melhor forma de atingir prazos.

Em suma, uma boa gestão à distância atua não só a seu favor, mas também a favor de seus clientes,

Seus projetos remotos podem funcionar sem problemas e com eficiência se você fizer sua devida diligência com antecedência – e se você e sua equipe se comprometerem com atualizações, testes e feedback contínuos.

Há vários benefícios que você colhe ao trabalhar remotamente com a ajuda de tecnologias e é por isso que fazer o seu trabalho dessa forma não é uma má ideia. Alguns são:

Melhor equilíbrio entre vida e trabalho

Multitarefa é a chave da gestão à distância. E em um ambiente pressionado, pode ser difícil ter várias tarefas a cumprir, para não mencionar as centenas de perguntas que você teria que discutir sobre diferentes aspectos de seus projetos.

Quando você está no espaço pessoal de sua escolha, no entanto, você bloqueia o ruído e se concentra apenas nas tarefas fixadas no cronograma.

O tempo que você economiza pode ser canalizado para o funcionamento real de seus negócios.

Consequentemente, você poderá se conectar com sua equipe online e permanecer informado sobre como as tarefas estão se desenvolvendo a partir de atualizações de progresso individuais.
Com base em suas opiniões, você pode mudar e ajustar tarefas em torno de seus compromissos pessoais. Além disso, você pode delegar prioridades a funcionários experientes sem precisar administrá-los.

Relatórios ao vivo e feedback

Como o alcance global de uma empresa pode abranger diferentes fusos horários, a gestão à distância permite otimizar o fluxo de comunicação de sua equipe.

– Você pode então consolidar as descobertas do seu projeto de tal forma que nem as partes interessadas nem as equipes estejam mal informadas.

Com base em seu envolvimento, eles podem ser informados não apenas em relação à sua atuação, mas também em termos de trabalhos pendentes, anúncios importantes e prazos futuros.
Isso significa que os relatórios que você fornece aos seus interessados contêm informações que refletem as atualizações.
Por outro lado, os funcionários preocupados sabem então onde seu envolvimento começa e termina, permitindo que as atividades centradas no projeto fluam sequencialmente.

Entrega de projetos com custo eficiente

O tempo gasto em seu projeto real revela seu verdadeiro valor de faturamento. Isso abre o caminho para uma estrutura de preços infalível que faz com que você mantenha ativos os negócios de seus clientes.

– Você pode responder prontamente às preocupações do seu cliente, de modo que quaisquer modificações solicitadas em uma data posterior possam ser acomodadas.

– Além disso, você pode notificar sua equipe sobre quaisquer mudanças para que ela reavalie o escopo do projeto no prazo.

Assim, você economiza horas preciosas e, ainda assim, esclarece as particularidades do seu projeto para a conveniência de todos.

Além disso, você pode tomar decisões em tempo real que unanimemente capturam os benefícios de acordo com os objetivos de sua empresa.

Uma vez que todos saibam o que o projeto implica, o tempo gasto em retrabalhos e modificações futuras é drasticamente reduzido.

Aposte nas dicas acima para colher os benefícios de uma gestão à distância e para fazer com que ela funcione de forma efetiva.

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