Benefícios dos Sistemas Integrados para Gestão de Fornecedores

Voltar | Por Efcaz 13/6/2019

Sabe-se que, quando aliada à tecnologia, a administração de fornecedores acontece de maneira muito mais ágil e segura.

Atualmente, um sistema para gestão de fornecedores tem mecanismos facilitadores que são capazes de diminuir seu tempo em cada tarefa, automatizar comandos, manter as informações agrupadas de forma organizada e de fácil acesso, o que otimiza a gestão em toda a cadeia de suprimentos.

Como resultado, a eficiência melhora e os custos diminuem no setor de suprimentos. Por isso, confira abaixo os benefícios e usufrua deles na sua empresa.

A tecnologia e a gestão de fornecedores

Com o avanço tecnológico, muitas empresas buscam por soluções que aumentem a sua produtividade, como maior eficiência no gerenciamento dos processos de ponta a ponta, por exemplo. Isso inclui a virtualização de documentos, disponibilidade na web e na nuvem, e também um retorno superior sobre o investimento efetuado.

A tecnologia, além das facilidades acima, ainda permite buscar informações de alto padrão de maneira automática e segura, capaz de garantir a qualidade de sua produção. Tudo isso online, ou seja, sem papeladas e dados espalhados em várias planilhas ou sistemas.

Aliás, uma das dificuldades ainda enfrentadas pelos gestores de compras e suprimentos é a falta de integração entre aplicações. Isso faz com que, por diversas vezes, o ato de realizar um simples cadastro de fornecedor precise ser repetido em várias aplicações, levando muito mais tempo.

Sem contar os erros de digitação que, em decorrência da repetição, ocorrem mais vezes e de forma mais prejudicial. No entanto, o maior ganho está na melhora do desempenho de compras, uma vez que a gestão otimizada de fornecedores permite a compra de produtos com maior qualidade a preços menores.

Os benefícios do sistema para gestão de fornecedores

De modo geral, pode-se dizer que um bom sistema melhora todos os processos que envolvem a gestão de fornecedores, o que implica em diminuição de custos e melhoria da eficiência.

Contudo, antes de falar de forma mais detalhada sobre cada benefício, vale destacar que eles não incidem exclusivamente no setor de compras. Muitos deles impactam em toda a cadeia de suprimentos. Feita essa observação, dá-se sequência ao detalhamento. Confira!

Automatização de processos

Ao automatizar os processos, que geralmente são manuais e exigem maior esforço dos funcionários, é possível que os colaboradores foquem os seus trabalhos em outras atividades – normalmente nas mais importantes e estratégicas. Dessa forma, o tempo e a qualidade de suas tarefas são otimizados, além de diminuir chances de erros e retrabalho.

Na Efcaz, por exemplo, desenvolve-se recursos que permitem integração com a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal e os Correios. Isso possibilita que o sistema de SRM consulte automaticamente os dados de fornecedores, que se cadastram de forma autônoma.

Os documentos de regularidade, seja fiscal, seja com o INSS, e a confirmação do endereço, ocorrem com base no CNPJ e evitam erros.

Desse modo, os responsáveis pela homologação de fornecedores só precisam verificar as informações e dar continuidade no processo, até a emissão automática do certificado. Como resultado, os processos são otimizados, a produtividade é aumentada e a segurança é garantida.

Agilidade nos processos com qualidade de execução

Para quem olha de fora, a cadeia de suprimentos pode parecer simples e fácil de administrar, mas quem vivencia a rotina da área sabe que não é bem assim. São várias tarefas e processos a serem controlados e a agilidade pode ser inimiga da perfeição, quando não usamos as ferramentas certas.

Um bom sistema de gestão diminui erros e agiliza os processos. Porém, não apenas pela automatização — que foi mencionada no tópico anterior — mas em razão de uma organização maior.

Incorporação de melhores práticas

Um sistema de gestão de fornecedores é concebido com base nas melhores e mais conceituadas práticas aplicadas na área. Ao implantar uma solução como essa, sua equipe tem contato com as mais bem respeitadas metodologias de gestão do setor. Como resultado, o ganho operacional é significativo.

Desse ponto de vista, a implantação é comparável a um programa de qualidade. A diferença é que, no lugar de aprender as teorias e aplicá-las, os sistemas desenham os processos e possuem recursos que impedem erros e vícios.

Muitas empresas se concentram em encontrar sistemas que se adaptem à sua operação, mas esquecem de observar que eles também são uma oportunidade de ajustá-las a processos melhores.

Decisões mais efetivas e assertivas

Como o sistema de gestão de fornecedores centraliza os dados do setor de compras, ele permite que as informações sejam disponibilizadas de forma a facilitar a consulta, o que torna a tomada de decisão mais segura e efetiva.

Uma empresa sem esse sistema é como um avião voando sem painel de instrumentos, portanto, sem informações sobre a altitude, sem dados sobre o clima, o funcionamento dos motores e assim por diante.

Com a utilização de um painel preciso, que concentra todas as informações em um único lugar, a organização passa a ser maior e os gestores conseguem enxergar os problemas, dificuldades e oportunidades com mais clareza.

Diminuição de riscos

Com base em decisões mais seguras, diminuição de erros de digitação e informações mais precisas, a empresa abaixa os riscos relativos à gestão de suprimentos. Em paralelo com esses ganhos, ainda estão a menor incidência de problemas, surpresas e imprevistos, uma vez que as soluções podem ser antecipadas.

Além do que foi mencionado, deve-se concluir que é muito importante contar com um sistema para gestão de fornecedores de qualidade e muito bem-conceituado no mercado. Do contrário, todo o seu investimento pode ser prejudicado, o que normalmente ocorre em razão de deficiências elementares, porém fáceis de resolver.

Para conhecer a Efcaz e as soluções para sua área de compras, o que inclui as funcionalidades e benefícios do sistema de gestão de fornecedores, confira o site da empresa.13

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