Os Cinco Estágios da Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos

Voltar | Por Efcaz 24/1/2022

Ciclo de vida dos contratos, uma preocupação constante de empresas que dependem de assinatura de documentos para fechar negócios.

Ao analisar o fluxo de trabalho de uma empresa, uma parte importante consiste em quebrar esse ciclo de vida em etapas reconhecíveis, incluindo o da gestão do ciclo de vida dos contratos. Para que possamos identificar tendências gerais, precisamos separar todo o processo em estágios bem definidos, começando com a criação dos documentos e seguindo uma progressão das atividades até a sua conclusão. Uma vez que essas etapas tenham sido distinguidas, elas podem ser divididas e estudadas individualmente para procurar melhorias potenciais.

Quando falamos de gestão do ciclo de vida dos contratos, geralmente pensamos no processo como um todo, e um dos mais importantes para o bom funcionamento do fluxo de trabalho.

Mas para que esse processo em si funcione bem, é necessário ter um entendimento concreto e bem embasado dos cinco estágios cruciais do ciclo de vida de um contrato, incluindo as pessoas, processos e ferramentas envolvidas.

É o que veremos neste artigo! Veremos quais são as características e como funciona cada estágio, incluindo os dados sobre como os contratos são gerenciados hoje e olhando para o futuro, pensando como a tecnologia pode agilizar os contratos lá na frente.

1. Geração dos Contratos – Criação

Para iniciar o ciclo de vida de um contrato, o primeiro rascunho do documento deve ser criado. Quase nenhuma empresa começa os seus contratos novos do zero, mas isso não significa que este processo não seja demorado.

A ferramenta mais comum para geração de contratos ainda é o Microsoft Word, seja na nuvem ou offline, com o Docs Google sendo outra alternativa bastante utilizada.

O número de ferramentas envolvidas na geração de contratos, tem diminuído bastante com o avanço tecnológico e da gestão de contratos.

Mas também parece claro que a adoção da próxima geração de ferramentas está apenas começando. Muitas das empresas de hoje estão usando mais de uma ferramenta para criar novos acordos.

A relutância em se afastar da tecnologia tradicional desconectada resultou em em geração de contratos mais demoradas e com espaço adicional para erros.

2. Negociação

Depois que um contrato é gerado, todas as partes envolvidas precisam negociar e renegociar as cláusulas até que os termos finais sejam acordados. Esse estágio do processo é um dos mais demorados, exigem várias versões, muitas revisões e inevitavelmente é um dos estágios mais suscetíveis aos erros e equívocos.

Para economizar tempo de negociação, as ferramentas de colaboração online são muito mais úteis que os processos manuais baseados em papel. As ferramentas colaborativas de documentos em nuvem têm sido identificadas como as ferramentas de colaboração preferidas, sendo o e-mail outra ferramenta muito utilizada nesse sentido. Documentos do Word offline e acordos em papel são opções que pouco a pouco vêm ficando para trás na elaboração de contratos.

3. Roteamento

Para compartilhar contratos interna e externamente, os profissionais de contratação de hoje estão usando uma ampla gama de ferramentas.

Embora as ferramentas de roteamento mais populares sejam ainda o e-mail e os sistemas de armazenamento em nuvem , um número significativo de trabalhadores hoje ainda depende de sistemas desatualizados como correio e até mesmo fax.

Todos esses métodos de compartilhamento de contrato têm a mesma falha principal: eles retiram o contrato e os usuários do sistema CLM.

Quando o roteamento de contratos depende de mais de uma solução, ele abre a porta para vários novos problemas, como visibilidade reduzida ou documentos perdidos. Também torna mais fácil compartilhar acidentalmente o contrato com a pessoa errada, o que pode se tornar um grande problema depois.

4. Aprovação / assinatura

Quando é hora de finalizar um contrato e coletar as assinaturas, os profissionais de contratação de hoje, em sua maior parte, se acostumaram a utilizar as ferramentas modernas. A solução mais buscada é a integração de um software de assinatura eletrônica ou uma ferramenta de CLM, com fluxos de trabalho definidos.

No entanto, muitos profissionais ainda estão enviando contratos para aprovação por meio de anexo de e-mail ou cópias impressas. Esses processos manuais têm maior probabilidade de gerar sérios problemas em grande escala.

Contratos, em sua grande maioria, envolvem mais de três pessoas diferentes que estão envolvidas no processo de aprovação do contrato. Quando tudo é feito no papel ou com ferramentas desatualizadas, os atrasos e ineficiências dessas trocas podem aumentar rapidamente.

Quando se trata de obstáculos ao fluxo de trabalho, uma gama de diferentes aprovações departamentais (jurídico, preços, compras) e coleta de assinaturas atrasam o fluxo de trabalho das empresas.

Essas aprovações são os maiores obstáculos para os fluxos de trabalho de contratação de hoje. Quanto mais as aprovações dos contratos forem desconectadas de uma plataforma CLM centralizada, maior será a probabilidade de atrasos e erros ocorrerem.

5. Armazenamento

Quando um contrato é finalizado, o armazenamento em nuvem é a opção mais confiável e popular entre as organizações de hoje. O armazenamento em nuvem pode ser usado exclusivamente ou em conjunto com servidores locais para gerenciar contratos concluídos.

A confiança em arquivos de papel para armazenar os contratos vem caindo vertiginosamente. No entanto, mesmo com a maioria das organizações armazenando contratos na nuvem, um dos maiores problemas está na facilidade de acesso e localização de um contrato armazenado.

Facilitar a localização desses contratos também é fundamental para os fluxos de trabalho de gerenciamento, uma vez que os profissionais precisam localizar contratos arquivados diariamente ou semanalmente.

É fácil ver como a melhoria em qualquer estágio resultaria em ganhos de eficiência significativos quando o processo de contrato é repetido com tanta frequência.

Se você quiser saber mais sobre as ferramentas CLM modernas e de fácil utilização e poder aproveitar as vantagens das novas tecnologias para melhorar cada uma dessas cinco etapas, entre em contato com a nossa equipe, visite nosso blog e experimente nossos produtos e soluções de CLM. Dê o passo necessário para tornar a sua empresa mais eficiente e moderna na gestão de contratos!

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