Saber como evitar os erros na gestão de documentos é resultado de uma política determinada para essa atividade. Conheça esses erros e sabia como evita-los.
Sem estabelecer boas práticas de armazenamento, controle e segurança de documentos, as empresas estão sujeitas à perda de dados, que podem trazer prejuízos significativos ao negócio, justamente pela falta da gestão de documentos.
Imagine, por exemplo, se um contrato com um parceiro é extraviado e a empresa precisa acioná-lo juridicamente por algum motivo. Outra ocorrência desastrosa poderia ser a perda de documentos relativos às cobranças que, dependendo da proporção do problema, pode significar a impossibilidade de identificar pendências.
Desse aspecto, a segurança jurídica e da informação são alguns dos prejuízos inegáveis que esses erros podem causar. Sendo assim, confira alguns deles e saiba como evitá-los!
1. Falta de cópias digitais de documentos
A digitalização é um recurso extremamente benéfico para as empresas, mas que é deixado de lado em muitos casos. Tenha em mente que, cada vez mais, essa iniciativa está deixando de ser uma opção, para se tornar indispensável.
As empresas modernas estão em um processo abrangente e complexo de digitalização que não se limita aos documentos, ou seja, os negócios estão se digitalizando nas compras, nas vendas, na administração e em cada tarefa e setor.
Essa grande transformação está alterando a forma como gerenciamos e usamos dados sobre: cada uma das atividades da organização, os clientes e fornecedores.
Sendo assim, as cópias digitais fazem parte de um processo amplo, que vai além da segurança jurídica, do cuidado com os dados e da conformidade fiscal, uma vez que envolve a modernização do empreendimento e as ações de compliance.
Portanto, a correção desse primeiro erro depende da atitude e do comprometimento das lideranças e da equipe em aplicar processos modernos, que considerem a digitalização de documentos impressos e, principalmente, que gerem o máximo deles em formato digital desde o arquivo original.
A quantidade de dados disponíveis para consulta está em crescimento exponencial, e a capacidade das empresas em usá-los estrategicamente fará cada vez mais diferença no resultado obtido por elas. Mas isso não é possível se eles não estiverem em formato digital.
Isso sem contar os aspectos de segurança, facilidade de acesso e de compartilhamento de dados digitais.
2. Arquivamento desorganizado
Se uma empresa não mantém práticas adequadas de arquivamento, não pode esperar encontrar o que precisa com facilidade, não é mesmo? Porém, isso é mais comum do que imaginamos, especialmente em empresas que começaram pequenas e cresceram rapidamente.
A situação ocorre mais ou menos do seguinte modo. Quando a operação era pequena, cada um dos envolvidos, muitas vezes os sócios, organizava os documentos sob sua responsabilidade de acordo com seu próprio critério.
Conforme a empresa cresce, se esse modelo se mantém, um número cada vez maior de pessoas passa a precisar de acesso a documentos que, simplesmente, não estão separados por: categoria, data, tipo, setor, ou qualquer outro critério padrão, conhecido de todos.
Esse é um dos motivos de trabalhar com uma boa metodologia e um sistema de gestão de documentos, mas não é o único.
De modo geral, o que você precisa é estabelecer um padrão de gestão de documentos que siga as melhores práticas e, em consequência, garanta a qualidade.
3. Não adotar uma política de gestão de documentos
Segundo estudo da consultoria Gartner, até 5% dos arquivos das empresas são extraviados diariamente, ou seja, 1 a cada 20 deles.
Para recuperá-los, ou gerá-los novamente, as organizações gastam muito com retrabalho, chegando ao gasto de 400 horas anuais com a procura de documentos, sendo que de 10% e 12% deles não são encontrados na primeira tentativa.
Claramente, a maioria desses problemas decorre da falta de uma política de gestão de documentos, que já mencionamos como solução no tópico anterior.
Do mesmo modo que ocorre com a gestão de fornecedores, da inovação, da logística e assim por diante, é preciso definir processos, regras e um sistema de monitoramento de resultados.
4. Falta de controle de acesso
Neste tópico podemos fazer uma comparação com o caixa de uma loja. Se todos têm acesso livre a ele, ninguém pode ser responsabilizado por um problema. O mesmo ocorre no caso do acesso aos documentos, muito embora não se trate de encontrar culpados para eventuais problemas, mas de organizar os controles.
Assim, práticas como o compartilhamento de senhas de acesso, total falta de controle, ou diferentes formas de flexibilização podem ser bastante prejudiciais ao controle efetivo na gestão de documentos.
O grande desafio do controle de acesso é o de estabelecer critérios de segurança eficientes e, ao mesmo tempo, garantir a facilidade de acesso para quem precisa da informação. Desse aspecto, também é determinante considerar a necessidade de cuidado com a privacidade.
Instituições governamentais e consumidores são cada vez mais preocupados com a forma como os dados são utilizados, o que tem gerado novas regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados.
5. Gestão manual
A adoção de sistemas elaborados especificamente para gestão de documentos é uma as principais medidas para empresas que desejam solucionar problemas de segurança. Eles protegem dados, garantem acesso fácil para quem precisa, evitam muitos dos erros que citamos e automatizam algumas tarefas que compõem o processo.
Além disso, a gestão manual de documentos acarreta uma série de dificuldades, problemas e erros relacionados, pois sujeita as atividades aos erros humanos com maior incidência.
Dados lançados em papel não podem ser checados. Já os eletrônicos, especialmente números como CPF e CNPJ, podem ser verificados automaticamente no momento do lançamento até mesmo em formulários disponíveis em plataformas virtuais, para evitar erros.
Outro aspecto determinante é que o volume de trabalho é muito maior quando adotamos processos manuais e, quanto maior a complexidade e o tamanho de uma operação, maior o percentual de erros.
Por exemplo, qualquer pessoa, por mais especializada, talentosa e competente que seja, vai encontrar erros em um texto curto sem que nenhum passe despercebido, mas se precisar fazê-lo em 1000 redações um pouco maiores em um curto espaço de tempo, é provável que não encontre todos os detalhes que precisam ser corrigidos.
Para finalizar, vale mencionar que uma empresa que comete erros na gestão de documentos frequentemente, além de correr sérios riscos de segurança jurídica e de dados, também pode sofrer problemas de ordem fiscal.
Isso ocorre porque as instituições governamentais exigem comprovações documentais em várias situações de dúvida, seja sobre se uma guia foi paga, seja sobre se um documento foi emitido, por exemplo.
Além disso, o cuidado com documentos também é definitivo para a gestão de fornecedores. Por isso, conheça também a importância dessa atividade para o seu negócio!
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