Questionando qualquer gestor sobre a importância dos contratos e das ferramentas de gestão que organizam documentos, ouvirá, que ambos são essenciais.
No entanto, se for observar, na prática, notará que nem todos dão a devida atenção a isso.
O resultado é que muitos documentos são perdidos. Quando não é o caso, são difíceis de localizar rapidamente no momento em que são necessários e, muitas vezes, nem ao menos estão assinados.
Os efeitos negativos desse equívoco podem ser confirmados questionando um advogado, que responderá, talvez sem esconder sua felicidade com os ganhos que obtém com essa falha, que isso gera muitos problemas, prejuízos e dificuldades para vários negócios.
Por isso, confira, neste post, as implicações de falhas na gestão de contratos e como os processos envolvidos podem ser facilitados!
Os contratos e as relações das empresas
Um detalhe que não seja incluído em um contrato pode gerar grandes prejuízos para qualquer negócio. O mesmo ocorre quando algo contrário ao que está previsto na legislação é redigido em um desses documentos, pois poderá ser contestado em juízo. Pior ainda é quando eles nem existem ou são extraviados.
Não bastasse isso tudo, por mais que os parceiros da empresa sejam confiáveis e bem-intencionados, nada garante que eles pensem exatamente da forma esperada. Qualquer relação, na qual não existam regras previstas, pode gerar desentendimentos e contrariedades, pelo simples fato que pensamos e temos interesses diferentes.
É como diz um velho ditado: “o combinado não sai caro”. Qualquer um, provavelmente, se sentirá incomodado de pagar uma multa, por exemplo, mas, caso ela tenha sido previamente estabelecida, não haverá do que reclamar ou como evitá-la.
Além de todos os problemas, como custos adicionais com advogados e tempo gasto em audiências, eventuais desentendimentos podem comprometer o relacionamento com ótimos fornecedores e parceiros. Como mencionamos, nem sempre as desavenças ocorrem por má intenção e as normas contratuais evitam que possíveis problemas gerem atritos mais graves.
Assim, a gestão de contratos envolve o controle e os processos relativos ao registro de documentos que estabelecem as regras concordadas entre duas partes, buscando manter garantias, promover a segurança jurídica e uma relação saudável e próspera com parceiros, clientes e fornecedores.
As etapas de elaboração, execução e análise de contratos são controladas para reduzir riscos e melhorar a performance.
Conhecida como Contract Lifecycle Management (CLM), a metodologia de gestão de contratos é uma ação de compliance que melhora a qualidade e garante boas práticas na gestão e no acompanhamento das relações com fornecedores, parceiros, clientes e colaboradores.
As ferramentas de gestão e os processos
Quando usamos os velhos arquivos de documentos físicos, isso pode ser uma tarefa trabalhosa, cara e difícil. Nesse caso, os processos são todos manuais, o volume de papel pode ser grande, a chance de erros e extravios é maior, o controle dificultoso e a consulta é menos ágil.
As ferramentas de gestão elaboradas de acordo com as boas práticas de CLM resolvem esses e outros problemas com um processo virtual de criação e formalização dos contratos. Por estarem disponibilizados virtualmente, ainda permitem uma maior interação entre os envolvidos.
Desse modo, é possível conhecer em detalhes os procedimentos efetuados, as pendências em relação a cada contrato e ao conjunto deles. É possível verificar, por exemplo, se o documento foi enviado e quem ainda não o assinou.
Ao mesmo tempo, um painel fornece informações sobre os contratos vigentes, os que estão prestes a vencer, os que já venceram e ainda não foram renovados, assim por diante. Além de todos poderem verificar detalhes a qualquer momento e de onde estiverem, eles podem assinar os documentos virtualmente, algo que já é previsto e tem garantia jurídica.
Esse procedimento agiliza consideravelmente o processo, mas existem outras funcionalidades que contribuem para a produtividade e a diminuição da carga de trabalho envolvida com a operação e a burocracia.
O autocadastro é um bom exemplo. Cada uma das pessoas com responsabilidade de assinar o contrato pode fazê-lo por si mesmo, o que também diminui a incidência de erros de digitação, seja daqueles sobrenomes com mais consoantes do que vogais, seja no número de registro no CPF e/ou no Registro Geral.
Some a essa funcionalidade e vantagens a possibilidade de ser notificado automaticamente por e-mail quando os contratos estiverem prestes a vencer, por exemplo, e terá uma boa ideia dos ganhos dessa ferramenta.
Aliás, já mencionamos alguns dos benefícios da gestão de contratos no decorrer do texto, bem como a melhora do relacionamento com parceiros e a diminuição de riscos, mas alguns deles merecem um maior detalhamento.
Segurança
A segurança não se limita aos aspectos jurídicos e da inserção correta de dados. Um bom sistema é elaborado com procedimentos redundantes de defesa, capazes de evitar o vazamento de informações e a invasão do banco de dados.
A privacidade é uma das grandes preocupações de pessoas e governos, que buscam providências de regulação e punição bastante severas. A atenção a esse detalhe é fundamental para preservar negócios na atualidade. Entretanto, não pense que os documentos físicos eliminam o problema.
Ao contrário, se alguém tirar algo dos arquivos, a empresa nem ao menos sentirá sua falta imediatamente
Controle e confiabilidade
Sem um sistema CLM, o controle praticamente não existe ou ocupa um tempo valioso dos envolvidos na gestão dos documentos. Além disso, ele não fica limitado ao monitoramento de vigências e prazos, pois os objetivos principais são os de controlar a garantia de segurança jurídica, a relação e a gestão dos fornecedores.
Outro aspecto é a confiabilidade da empresa. Ao assumir uma postura profissional no controle de contratos, o empreendimento demonstra seriedade e honestidade no relacionamento.
Algumas pessoas ainda acreditam nos compromissos feitos no “fio do bigode”, como costumam se referir a acertos informais, mas mesmo elas concordariam que quem honra esses compromissos não tem razão para não preferir que eles sejam formalizados.
Foco
Ao diminuir o tempo dedicado à burocracia, o controle eletrônico de documentos permite um foco mais estratégico da equipe. No lugar de se preocupar com tarefas mecanizadas, os colaboradores podem se dedicar ao relacionamento com fornecedores, por exemplo.
O foco também pode ser relacionado a uma mudança cultural na empresa, pois os colaboradores passam a valorizar mais a importância dos contratos quando são bem instruídos durante o processo de implantação, ou seja, eles focam mais na formalização das parcerias.
Assim, concluímos que uma boa ferramenta de gestão de contratos é um investimento lucrativo na melhora da qualidade dos processos. Esse ganho é reflexo no aumento da produtividade e eliminação de riscos e seus consequentes prejuízos. Com consciência disso, a pergunta natural de se fazer é sobre como escolher um bom sistema de CLM.
Caso queira saber um pouco mais, saiba que nossa equipe é treinada e capacitada para ajudar por meio de um atendimento de abordagem consultiva. Entre em contato e conte com todo o auxílio que precisa para passar por uma boa experiência!
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