Descubra como o mapeamento de processos ajuda na identificação de erros

Voltar | Por Efcaz 20/8/2019

O mapeamento de processos é importante para qualquer setor da empresa, mas tem um valor especial quando aplicado à cadeia de suprimentos. Afinal, é justamente o bom fluxo de suas etapas que garante as bases para um melhor alinhamento com os fornecedores.

No entanto, o nosso foco neste texto será direcionado para a identificação de erros. Como essas inconsistências geram prejuízos, desperdícios e comprometem a produtividade nas tarefas envolvidas, as empresas têm muito a ganhar com esse procedimento, especialmente se puderem contar com os benefícios de um sistema. Vamos entender isso melhor? Continue a leitura!

Como o mapeamento de processos ajuda na identificação de erros?

Basicamente, qualquer mapeamento permite localizar ocorrências diversas em um espaço determinado. Um mapa pode apresentar a disposição de diversos segmentos, inclusive de processos em um negócio, que é o caso que nos interessa.

Pois bem, esse mapeamento detalha as tarefas que precisam ser executadas, as pessoas envolvidas em cada uma delas, as informações e ferramentas necessárias para executá-las e assim por diante.

Ao mesmo tempo, esse registro permite localizar cada um dos enganos que tornam o processo complexo, geram erros, dão margem para problemas ou dificultam adaptações, quando necessárias.

Permite uma visão sistêmica

O primeiro resultado disso é que, assim que a empresa elabora o mapeamento de processos, as pessoas envolvidas têm acesso ao fluxo completo do trabalho. Quem emite um pedido de compra, pode saber o efeito que uma mudança terá para o responsável pelo recebimento da entrega.

Sem o mapeamento, um colaborador pode perfeitamente mudar vários detalhes para facilitar o seu trabalho e complicar o de um colega. Quando ampliamos esse efeito para o âmbito da cadeia de suprimentos, uma simples mudança em um código de produto por parte de um fornecedor pode gerar inconvenientes, se não for devidamente comunicada.

Permite formalizar o conhecimento e padronizar os processos

Além disso, o mapeamento de processos documenta em detalhes o fluxo de cada atividade. Quando um colaborador tira férias e é substituído ou quando novos profissionais são contratados, o mapeamento é usado para participá-los e instruí-los sobre os procedimentos.

Cada um deles ocorre de acordo com um padrão predeterminado, que foi definido com base no que funcionou de fato. Obviamente, isso não impede a possibilidade de melhorar o desempenho ao aplicar mudanças, mas elas também serão incorporadas ao conhecimento mencionado no parágrafo anterior e, como resultado, agregadas ao padrão.

Facilita a identificação de gargalos

O olhar sistêmico que mencionamos e a referência de um processo padronizado permitem identificar inconsistências, enganos, falhas e desvios. Se algo executado não corresponde ao que foi determinado pelo modelo elaborado, alguma coisa está errada.

Por exemplo, se um pedido pode ser enviado a um fornecedor sem que sua regularidade seja verificada e isso foi previamente determinado, há um problema que precisa ser resolvido. Ou a elaboração foi mal feita ou a execução precisa ser corrigida.

Esse é um problema bastante objetivo e, portanto, fácil de identificar. No entanto, mesmo os detalhes mais subjetivos, como o efeito que uma mudança de cor ou textura de um componente pode ter na preferência do consumidor final, também podem ser avaliados e significar erros.

Muda o foco da solução

Enquanto todos os colaboradores trabalham concentrados em suas tarefas diárias, a tendência é a de que atuem sem se importar com os processos. Quando paramos para mapeá-los, o objetivo passa a ser avaliar como eles estão funcionando e o que pode ser feito para melhorá-los.

Como um software especializado pode ajudar no processo?

Um software especializado é desenvolvido para registrar, controlar e aprimorar cada uma das etapas dos processos da gestão de fornecedores, que são a espinha dorsal do fluxo de toda a cadeia de suprimentos.

Ações como a homologação e avaliação dos fornecedores são registradas em detalhes e podem ser avaliadas com a consulta de painéis gerenciais, que concentram, sintetizam e facilitam uma radiografia geral dos seus processos.

Permite mensurar e avaliar o processo

Além disso, você acompanha as atividades com base em indicadores. Por isso, não tem apenas a identificação dos erros, mas também a mensuração de cada um deles. Desse modo, pode focar seus esforços de correção naquilo que pode ter impacto imediato.

Como o sistema é desenhado para garantir um monitoramento perfeito e com base nas melhores práticas identificadas no mercado, a melhora qualitativa que mencionamos acima é acompanhada de um aumento de produtividade igualmente significativo.

Automatiza ações padronizadas

No lugar de apenas registrar se as consultas de regularidade dos fornecedores estão atualizadas, por exemplo, o próprio sistema pode acessar os bancos de dados oficiais para fazer a checagem.

Transações com fornecedores com pendências ou inconformidades são automaticamente bloqueadas, de modo a impedir a emissão de pedidos e orçamentos para parceiros com problemas. Esse tipo de funcionalidade demonstra claramente que um bom sistema coloca a empresa em outro patamar de excelência, uma vez que ele impede o erro, no lugar de apenas registrá-lo.

Aumenta a segurança

É até correto supor que uma operação manual possa ser quase tão criteriosa quanto uma automatizada, mas não é possível criar barreiras capazes de evitar problemas. Além disso, controles em papel ou planilhas são mais vulneráveis.

Se você é da época na qual as empresas operavam sem computador, provavelmente vai se lembrar de uma frase muito usada que dizia: o papel aceita tudo. Ela evidenciava o vício de muitas pessoas em burlar o modelo definido para processos e procedimentos, como forma de facilitar o trabalho.

Obviamente, isso não é totalmente eliminado, mas diminui muito com a automatização, pois não há nenhuma possibilidade de um sistema mudar um procedimento para o qual foi programado.

Melhora a produtividade

Possibilidades como o autocadastro de fornecedores, por exemplo, também são ótimas para evitar enganos de digitação e para melhorar a produtividade. Os próprios parceiros se cadastram conforme se candidatam para fazer negócios. A partir dessa iniciativa, o processo de homologação é iniciado e todo o histórico fica armazenado.

Sendo assim, podemos concluir que o mapeamento de processos, especialmente quando efetuado com o auxílio de um software especializado, permite diminuir custos e eliminar gargalos. Ao mesmo tempo, melhora o desempenho. Ou seja, é um recurso perfeito para otimizar o setor.

E aí, gostou deste post? Quer saber os efeitos positivos que esse mapeamento pode gerar no seu trabalho? Entre em contato com nossa equipe e receba todas as informações que precisa para fazer esse levantamento.

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