Boa gestão de processos, documentos, já virou sinônimo de ferramentas e soluções digitais. Por isso, neste artigo separamos para você 5 ferramentas que te ajudam na gestão de documentos e na otimização do seu negócio.
Com a era da transformação digital, a adesão às soluções inteligentes é o maior diferencial das empresas. As ferramentas digitais influenciam em todas as dinâmicas dos negócios: dos fluxos de trabalho, passando pela automatização de tarefas cotidianas e diminuição de erros, até a organização e manutenção sistemática da vida documental.
Confira cinco ferramentas que vão otimizar a gestão de documentos e também ferramenta para gestão de processos que podem ajudar sua empresa e contribuir para o sucesso do seu negócio.
Ferramentas de armazenamento em nuvem
O Google Drive é a ferramenta mais popular, cujo funcionamento é online e gratuito (até um armazenamento de 15 GB). Trata-se de uma plataforma de armazenamento em nuvem que permite guardar os seus documentos, planilhas e formulários com segurança, sem risco de perda ou danificação.
Essa ferramenta permite organizar os arquivos em pastas e compartilhá-los apenas com quem você deseja.
Como a plataforma é online, um mesmo documento pode ser editado simultaneamente por várias pessoas que compartilham o acesso. De modo simples, o acesso, armazenamento, edição e compartilhamento são simplificados e otimizados, assim como as inúmeras versões de um documento e o espaço que ocupam são eliminados do processo.
Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica também é uma ferramenta essencial de gestão. Ela completa o processo de digitalização integral esperado de uma gestão de documentos eficiente. Com alguns clicks o documento pode ser assinado por todos os envolvidos, eliminando do caminho as burocracias, a perda de tempo, gastos com cartório e, claro, o papel físico, contribuindo para a sustentabilidade do seu negócio.
Um parceiro que temos e que oferece uma excelente ferramenta de assinatura é a BeSign.
Agendas Digitais
O Google também disponibiliza uma ferramenta de agenda digital. Elas podem ser peça-chave na gestão de documentos. Imagine, por exemplo, que o escritório da empresa precisa lidar com diversos prazos de contratos. Essa ferramenta inclui funcionalidades de lembrete e planejamento que ajudam a manter a organização e não perder nenhum prazo.
Trello
O Trello é uma plataforma gratuita de organização com funcionalidades como checklist, cartões de atividades, etc. Ou seja, ele permite organizar os fluxos de trabalho, as tarefas e as funções de acordo com as prioridades e critérios pré-estabelecidos.
Ferramentas de SRM
Você deve estar se perguntando se para ter sucesso e otimizar sua gestão precisa aderir a várias ferramentas, já que as funcionalidades variam de uma para a outra e se complementam. Além disso, deve se perguntar se vale a pena pagar por uma plataforma premium.
Se você quer garantir segurança, robustez e eficiência em um negócio ou possuir uma rede de fornecedores mais complexa, a resposta é sim. Uma boa plataforma SRM – Supplier Relationship Management – conta com painel de gerenciamento, consulta integrada, automatização, qualificação e homologação dos documentos, banco de dados, acessibilidade e monitoramento.
Esse é o caso da plataforma SRM da EFCAZ,, um sistema que abarca todas essas soluções em único lugar. Por ser uma solução completa e flexível para a gestão de documentos, as ferramentas SRM são adequadas para diversas configurações de empresa e de escritórios de todas as complexidades e tamanhos, podendo ser personalizada para cada caso.
Quer conhecer mais sobre as ferramentas SRM? Aqui você fica por dentro de todas as funções. Siga com a EFCAZ e conheça as melhores soluções disponíveis no mercado.
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