Na medida em que as novidades tecnológicas avançam, métodos e práticas anteriormente consolidados começam a serem substituídos por soluções que promovem eficiência, custos reduzidos e mais estabilidade.
Com certeza o caso do armazenamento e organização da documentação empresarial, que aos poucos vem sendo alvo de uma verdadeira migração do físico ao digital.
Nesse artigo você compreenderá os processos envolvidos no processo de conversão de arquivos e procedimentos documentais do físico para o digital e também quais os benefícios e vantagens de promover essa transformação em sua empresa.
Porque transferir a gestão de documentos do físico ao digital?
Existem diversos motivos pelos quais essa transição é recomenda para qualquer empresa que busque manter-se atualizada.
Eficiência e competitividade
Um dos maiores motivos pelo qual a digitalização de documentos é uma ação recomendada é, justamente, um dos menos óbvios: a gestão digital de documentos ajuda a sua empresa a ser mais competitiva.
Isso mesmo. O mercado do séc. XXI exige eficiência e velocidade em níveis muito altos. Assim, qualquer medida que possa aumentar a fluidez de processos internos da organização empresarial é capaz de gerar um distanciamento da competição.
Existem indícios de que um funcionário empresarial brasileiro pode ficar até duas horas em busca de um documento importante. Isso parece pouco quando pensamos em um caso isolado, mas imagine a quantidade de tempo e produtividade perdidos no acúmulo dessa dificuldade burocrática?
Quando os documentos da empresa são digitalizados, o efeito direito da eficiência na organização, acesso e compartilhamento de documentos será um ganho imediato na produtividade da equipe.
Economia de espaço e recursos
O segundo motivo pelo qual recomenda-se que o arquivo de documentações empresariais seja convertido para o digital é a economia de recursos e de espaço.
Sabemos que uma empresa produz uma infinidade de documentos no decorrer dos anos. A chamada “papelada” vai desde contratos e relatórios, que podem ser classificados em um grau de importância alto, até uma série de súmulas e impressões utilizadas no dia-a-dia, que precisam ser armazenadas para possíveis consultas.
Esse quantidade de papel, além de ocasionar custos ambientais e financeiros, exige muitas vezes o aluguel de salas ou galpões para armazenamento, além de investimento em mão-de-obra especializada para organização e higienização do arquivo.
Segurança na manutenção da documentação
Especialmente no caso de contratos e documentos de alta importância, a ação do tempo pode ser um verdadeiro vilão nos arquivos.
Com a digitalização, o procedimento de acesso, organização e apresentação fica muito mais fácil e os documentos serão preservados sem correr o risco de deteriorar pela ação do tempo.
Um sistema como o oferecido pela EFCAZ, com uma plataforma totalmente armazenada na nuvem, significa manter uma operação livre de riscos de perda de dados ou de documentos.
Além disso, o uso de certificação online e de ferramentas como a assinatura digital, permitem que contratos sejam armazenados com total segurança.
Convertendo e organizando os documentos digitalizados
Para realizar a digitalização de documentos empresariais importantes é necessário o uso de um scanner profissional, capaz de manter a qualidade e garantir a legibilidade dos documentos.
A partir daí, a organização das pastas e classificação dos documentos passa pela criação de um sistema capaz de ordenar todos os arquivos. Podemos dizer que quanto mais complexo e grande o arquivo, maior a dificuldade e dar uma coesão interna ao material.
No entanto, na gestão digital do arquivo é possível automatizar e agilizar alguns processos que exigem muito trabalho na metodologia tradicional.
Se você for realizar o procedimento de digitalização dos documentos em sua empresa, busque trabalhar de maneira organizada e seguindo passos como os que apresentamos a seguir.
Planeje e faça um levantamento de dados
É preciso utilizar a expertise a respeito do funcionamento da empresa a seu favor. Os documentos não devem ser organizados apenas de maneiras aleatórias, como em ordem cronológica e alfabética.
É preciso criar um sistema, com uma estrutura hierárquica, capaz de permitir o acesso dos documentos por meio de uma busca simples operada por palavras-chave.
Mesmo dentro de um sistema de arquivos online, a presença de pessoal especializado em arquivos pode ser de grande ajuda e evitar transtornos futuros. Especialmente se a sua empresa é uma operação de grande porte ou de um nicho que exija grande fluxo de documentos.
Basicamente, os documentos devem ser organizados em gêneros e fichados em formulários que descrevam o estado físico dos documentos digitalizados.
A partir disso, os documentos pode ser exibidos por meio de algumas opções em métodos de arquivamento.
Os modelos mais comuns são o numérico – que proporciona um número único para cada documento – e o alfabético, de acordo com a nomenclatura utilizado.
No entanto, também é possível utilizar parâmetros como localização, assunto ou interpretação da função do documento dentro da empresa.
Armazenamento e gestão dos documentos na nuvem
Depois do processo de digitalização e organização dos documentos, é preciso abrir espaço para o armazenamento adequado dos arquivos, seja em servidores localizações ou na nuvem, por meio de serviços terceirizados.
Os arquivos digitalizados costumam ser guardados em pastas separadas de acordo com o fornecedor ou cliente.
Em ambos os casos, um sistema de gestão de documentos automatizado e inteligente fará toda a diferença para garantir os passos anteriores.
O sistema de gestão de documentos da EFCAZ disponibiliza algumas ferramentas capazes de ajudar o cotidiano da empresa e ficar mais fluido e dinâmico.
Nosso sistema de certificação e homologação de documentos mantém os dados dos fornecedores atualizados automaticamente, o que significa uma grande economia de tempo e energia na hora de gerir uma grande quantidade de documentos.
Da mesma forma, a nossa plataforma de gestão de contratos permite que você conduza negociações totalmente online, sem gasto de papel ou necessidade de grandes deslocamentos físicos.
Você pode acompanhar o processo de assinatura digital e verificar o histórico de documentos sem precisar procurar em pastas em grandes salas de arquivo.
Como você pode notar, adotar a conversão de documentos físicos para o virtual pode significar uma verdadeira transformação de sua empresa em uma operação digna do séc. XXI!
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