Os processos de compra ficam muito mais fáceis com um software SRM. Confira como isto pode auxiliar no crescimento da sua empresa.
No decorrer do texto você vai poder verificar várias vantagens em detalhes, mas já podemos adiantar que a protelação de adoção desse tipo de ferramenta causa prejuízos diários para o seu negócio.
Cada dia são mais algumas horas com menos produtividade, segurança, agilidade e controle na gestão de fornecedores. Você pode eliminar o problema no futuro, mas nunca o que passou.
Por isso, continue a leitura e conheça, principalmente, as funcionalidades e benefícios de um bom SRM. Verá que, em pouco tempo, ele se paga e garante melhora de lucro e desempenho. Confira!
O uso do software SRM
O uso do SRM nas empresas modernas é determinante para diminuição de custos, melhora da eficiência e otimização dos processos.
Sua adoção proporciona um ganho significativo na gestão de fornecedores, uma vez que ela depende do controle efetivo de processos que não podem ser monitorados em sistemas adaptados.
As particularidades da gestão de fornecedores em relação às atividades de administração são muitas e, nesse contexto, a utilização de um bom sistema é determinante para empresas decididas a operar com eficiência no gerenciamento de sua rede de fornecedores.
As funcionalidades de um SRM
Autocadastro
Um bom SRM vai permitir que os próprios fornecedores cadastrem suas informações ao manifestarem o desejo de atender sua empresa. Eles recebem um login e senha e podem, inclusive, enviar documentos para o seu departamento de suprimentos.
Análise de dados
A análise de dados pelo seu departamento de suprimentos fica mais fácil, ágil e segura com o uso de um SRM. Assim, é possível solicitar ajustes e informações de aprovação.
Virtualização de documentos
Não faria muito sentido que o fornecedor pudesse fazer um autocadastro se ele precisasse enviar todos os documentos fisicamente.
A virtualização de documentos funciona como um recurso complementar ao cadastramento e também garante o registro do histórico de envio, aprovação e renovação, além de reduzir a quantidade de papel impresso — o que é ótimo para o meio ambiente e para os custos.
Consulta de painel gerencial
Como o SRM centraliza todas as informações sobre o relacionamento com os seus fornecedores, ele permite organizar todas as informações em um painel gerencial, com uma apresentação de fácil consulta e análise.
Desse modo, os gestores podem conferir rapidamente a quantidade de fornecedores homologados por atividade e os que estão impedidos de fornecer por algum detalhe, que pode ser revisto.
Controle do processo de certificação de fornecedores
O SRM permite controlar o processo de homologação, o que inclui a validação dos documentos enviados pelos fornecedores pela área de suprimentos, aprovação e emissão de certificado para os parceiros aprovados.
Em outras palavras, o SRM controla a gestão de uma rede privada homologada de fornecedores.
Controle do vencimento de certidões
Com o SRM as empresas com certidões de validade vencida são automaticamente notificadas para que regularizem sua situação, o que evita surpresas no momento em que sua empresa precisa do serviço desses fornecedores.
Consulta simplificada
O SRM permite a consulta fácil de sua rede homologada de fornecedores. No momento em que a sua empresa precisa, encontra o fornecedor certo e com dados atualizados.
Controle de avaliação de fornecedores
O SRM controla todo o processo de avaliação, o que facilita a execução de avaliações periódicas, seja para atender os requisitos prévios de admissão, seja para verificar o desempenho e fornecer feedback.
Integração
O SEM teria valor relativo se fosse um sistema isolado no departamento de compras. A integração é uma funcionalidade chave e pode, inclusive, melhorar a produtividade ao automatizar a consulta de certidões de regularidade e de dados cadastrais nos órgãos oficiais, como Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Correios.
As vantagens de um SRM
Retorno sobre investimento
A primeira vantagem e a que muitos gestores têm dificuldade de observar é o retorno sobre investimento. A tecnologia proporciona ganhos significativos de produtividade em qualquer setor, e não é diferente no caso do de compras.
Recursos de automação, facilidades de acesso, consulta e cadastramento permitem que a equipe economize tempo com atividades mecânicas e foque em ações mais estratégicas, como o relacionamento com fornecedores, o que proporciona ganhos que superam em muito o investimento e um retorno em prazos mais curtos do que a maioria dos gestores imagina.
Melhora dos processos de compra
A precisão de controle, a segurança da informação e a agilidade garantem uma melhora geral nos processos, tanto em termos de rapidez, quanto de qualidade de execução, o que significa diminuição de erros e problemas.
Centralização de dados e processos
Dados espalhados em planilhas e sistemas que não se comunicam dificultam a gestão do departamento de compras e aumentam a carga de trabalho da equipe. O SRM centraliza os dados em um único banco, facilitando os processos.
Agilidade
Como a execução de tarefas e o controle de atividades são mais fáceis e rápidos, a agilidade aumenta significativamente.
Quando você soma esse ganho ao proporcionado pela automação, percebe uma rapidez ainda maior. A avaliação, a homologação e o acompanhamento de desempenho ocorrem em tempos mais curtos.
Segurança
Um sistema profissional é muito mais seguro do que aplicações que não são específicas, como planilhas e arquivos de documentos.
Em um SRM cada um dos campos tem mecanismos programados de controle de segurança, que protegem dados e evitam erros de digitação.
Melhora dos processos decisórios
Com informação de qualidade, precisa, confiável, acessível e segura, o processo decisório fica muito mais fácil e assertivo.
Além disso, os responsáveis podem dedicar mais tempo a essa tarefa, já que alguns recursos e automação poupam parte do tempo gasto com tarefas mecânicas.
A adoção do software de SRM
Para escolher um bom sistema é determinante que busque informações sobre a equipe de desenvolvimento e atendimento do fornecedor e dos níveis de satisfação das empresas atendidas.
É lógico que você precisa se preocupar com a qualidade do sistema, afinal, estamos nos referindo a um novo fornecedor, mas com a diferença de que você vai estabelecer uma relação de longo prazo com ele, pois você não quer trocar o sistema todos os anos.
É por isso que a competência da equipe é tão importante. É ela que garante a capacidade de encontrar soluções sempre que um novo problema ou demanda surge. O software SRM precisa se apresentar como uma solução dos processos de compra, algo que, como vimos no texto, ele faz muito bem.
Mas há muito mais para verificar em um SRM antes de decidir por sua adoção. Entre em contato com nossa equipe e conte com o nosso auxílio nessa sua avaliação.
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