Realizar uma boa homologação de fornecedores é parte essencial de uma boa gestão empresarial. Veja como realizar uma checagem periódica dos fornecedores.
A qualidade do fornecimento deve ser checada periodicamente por meio de procedimentos técnicos, como as auditorias de fornecedores.
A importância de uma seleção adequada de fornecedores nas empresas é indiscutível. A acuidade, pontualidade e qualidade dos serviços ou produtos oferecidos irá impactar diretamente a opinião pública a respeito da empresa.
O procedimento para garantir o fornecimento de qualidade começa antes mesmo da contratação, no procedimento de homologação e certificação de fornecedores. Neste artigo você entenderá melhor como fazer a auditoria periódica para saber se o fornecimento está acontecendo de acordo com o previsto contratualmente.
Em que consiste uma auditoria de fornecedor?
Como vimos aqui no blog da EFCAZ, um contrato de fornecimento envolve traçar as diretrizes para um relacionamento entre as empresas seja transparente. Quando o contrato é firmado, o fornecedor assume a responsabilidade de entregar os produtos e serviços dentro dos prazos e padrões de qualidade previamente estabelecidos.
A auditoria é o procedimento utilizado para confirmar que esses termos estão acontecendo na prática. É assim que a checagem periódica dos fornecedores se transforma em uma parte essencial da gestão de riscos da empresa.
Passos para fazer uma auditoria de fornecedor
Siga os passos a seguir e garanta uma auditoria adequada dos fornecedores de sua empresa!
1 – Defina e separe os tipos de fornecedores
A depender do tipo de empresa, a auditoria de fornecedores deverá adequar-se aos padrões do nicho específico.
Existem diferenças legislativas e operacionais entre uma auditoria ambiental e outra de segurança alimentar, por exemplo.
Uma mesma empresa pode ter diversos tipos de fornecedores e precisa adequar as auditorias para assegurar a conformidade de áreas diferentes, como qualidade de produto, segurança do trabalho, etc.
Os fornecedores também podem ser classificados como “críticos” e “não críticos”. Os primeiros são aqueles essenciais para o funcionamento da empresa, cuja falta ou falha pode comprometer a empresa de maneira substancial.
Já os “não críticos” são fornecedores que precisam ofertar materiais e serviços de qualidade, mas que não comprometem a empresa como um todo.
2 – Monte uma equipe multidisciplinar de auditoria.
É importante ter pessoal especializado em cada auditoria. Isso significa trabalhar com funcionários do setor fiscal em consonância com áreas mais especializadas.
Cada tipo de fornecimento possui qualificações específicas. O fornecimento de material plástico para embrulho de alimentos, por exemplo, precisa ser auditado quanto a constituição química dos materiais, se há restrições de uso, se é necessário informar essas quantidades ou riscos aos clientes. etc.
Uma dica essencial é sempre partir de padrões de qualidade estabelecidos, como o ISO 9001. Um dos fatores importantes para que uma empresa obtenha a certificação ISO 9001 é justamente o controle dos fornecedores, assegurando a sua capacidade de atender os requisitos de qualidade.
3 – Padronize, automatize e gerencie o procedimento
A checagem dos fornecedores deve ser periódica e constante. Nesse sentido, a gestão da empresa deve catalogar e padronizar as etapas, classificações e tecnologias utilizadas no processo.
Além disso, é essencial que relatórios da análise de fornecedores sejam formulados adequadamente.
Precisa de ajuda para organizar e analisar tudo isso? A solução para gestão de fornecedores da EFCAZ permite criar um cadastro inteligente para certificação e homologação de fornecedores com dados atualizados automaticamente.
De quebra a gente ainda provê um sistema integrado com órgão fiscais, virtualização de documentos e avaliação dos fornecedores. Vem conhecer melhor e deixe a gestão de sua empresa mais EFCAZ.
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