O que é e como funciona a certificação de fornecedores?

Voltar | Por Efcaz 4/12/2018

As empresas são organismos complexos, que precisam de inúmeros cuidados dos empreendedores para manterem um desenvolvimento saudável. Nesse sentido, a certificação de fornecedores é uma das principais ferramentas que os administradores têm para garantir que sejam selecionados aqueles com produtos e serviços de qualidade.

Apesar de sua importância, uma numerosa quantidade de gestores negligencia esse tipo de certificação e acaba sofrendo perdas ou prejuízos com sua ausência. Isso geralmente ocorre pela falta de conhecimento do tema, pois muitos não entendem as funções e os benefícios de tal instrumento.

Com o intuito informar nossos leitores sobre o tema, bem como auxiliar no crescimento das empresas, elaboramos este artigo. A seguir, você saberá mais sobre o conceito e o funcionamento da certificação de fornecedores, além de sua importância, seus benefícios e como fazê-la, entre outros tópicos relevantes. Boa leitura!

O que é e como funciona a certificação de fornecedores?

A certificação é um selo não obrigatório, fornecido às empresas cujos processos foram comprovadamente aperfeiçoados de acordo com normas técnicas. Isso os torna eficientes, sólidos, regulares e confiáveis.

Na prática, auditores profissionais fazem uma avaliação inicial dos procedimentos de uma entidade e implementam melhorias para que obedeçam a normas nacionais e internacionais. Eles também monitoram o desempenho e, posteriormente, efetuam reavaliações anuais, para melhorar processos continuamente.

Após esse processo, a empresa receberá uma certificação e poderá apresentá-la ao mercado, evidenciando a qualidade elevada de seus processos, produtos e serviços.

Qual é a importância de procurar por fornecedores certificados?

Os mercados brasileiro e mundial estão cada vez mais globalizados e, consequentemente, competitivos. Além disso, graças ao acesso à informação, os consumidores vêm se tornando mais informados e exigentes.

Diante de um cenário complexo e de competição acirrada, as empresas não podem cometer deslizes em seus processos, negligenciar a satisfação dos consumidores e, principalmente, ter fornecedores cujos procedimentos são ineficientes.

Tudo isso pode colocar a sobrevivência do negócio em risco e aumentar as chances de falência. Por outro lado, ao optar por fornecedores certificados, tem-se a garantia de que eles sejam competentes e regulares perante a lei, com finanças saudáveis e boas chances de continuidade em suas operações.

Isso minimiza os riscos do negócio e contribui para o seu sucesso no mercado, pois ele não será prejudicado por erros procedimentais, má qualidade dos serviços ou fechamento das portas de seus fornecedores.

Como isso beneficiará a empresa?

A certificação gera diversos impactos positivos na empresa. Um dos maiores consiste na criação de um bom relacionamento com fornecedores, pois o documento traz certeza às partes de que os componentes dos produtos passam por rigorosos controles de qualidade.

Graças a essa vantagem, será possível manter negociações mais flexíveis, duradouras e confiáveis. Você saberá que os fornecedores certificados receberam os seguintes benefícios ao serem auditados:

solidez: sua estrutura é sólida e focada, pois passa por avaliações e ajustes que garantem um crescimento constante;
qualidade: os processos são metódicos e organizados, sempre buscando manter a elevada qualidade de todos os produtos e serviços;
competente: os funcionários tendem a ser treinados e capacitados;
regularidade: estão regulares perante a legislação brasileira, portanto não terão suas atividades paralisadas por ordem legal;
confiabilidade: o fornecedor terá mais credibilidade diante de todos os seus clientes e parceiros;
eficiência: a certificação aumenta seu nível de produtividade ao reduzir falhas, eliminar retrabalhos, minimizar desperdícios e elevar a agilidade de produção;
inovação: o fornecedor aplica gestões estratégicas, táticas e operacionais inovadoras;
redução de custos: os gastos necessários para manter suas atividades são reduzidos, ao passo que a qualidade dos processos se eleva simultaneamente;
responsabilidade ambiental e social: seus procedimentos consideram ações que não prejudiquem o meio ambiente, almejando a preservação dos recursos naturais e da natureza.

De que forma fazer essa certificação e analisar o fornecedor?

Analisar os fornecedores é um processo bastante complexo, pois é preciso seguir as recomendações da ISO 9001 — um conjunto de regras que padroniza os produtos e serviços, fundamental para realizar a escolha correta. Entenda os principais passos a seguir.

Qualificação

O primeiro (e mais simples) passo consiste na aplicação de um questionário ao fornecedor. Estipule uma pontuação para que a empresa seja aprovada (como acima de 70%) e outra para reprová-la (como abaixo de 50%). Recomenda-se que seja questionado se o fornecedor:

adquiriu certificação ISO 9001 ou segue suas recomendações;
oferece assistência técnica na região em que a empresa está;
fornece garantia para defeitos de fabricação;
conta com frota própria para entregas ou assume a responsabilidade pela segurança e pelos prazos de entrega;
tem um CNPJ ativo (e há quanto tempo).

Estabilidade financeira

Trata-se da saúde financeira do fornecedor. Caso ele apresente problemas com o fluxo de caixa, por exemplo, terá dificuldades em enviar todos os materiais ou manter a qualidade. Para averiguar essa estabilidade, requisite balanços e demonstrativos que evidenciem dados contábeis e financeiros.

Desempenho operacional

São vários os aspectos dos trabalhos operacionais do fornecedor que devem ser avaliados. Para tanto, você pode usar indicadores-chave de performance (KPIs) e medir suas atividades em diferentes vertentes. Alguns exemplos são:

taxa de pontualidade nas entregas;
custo de garantia;
tempo de resposta no atendimento;
taxa de satisfação dos clientes;
taxa de qualidade dos produtos.

Processos de gestão

Também é crucial estudar se os processos da empresa permitem a manutenção de suas atividades a longo prazo. Os procedimentos adotados devem ser capazes de abastecer o negócio dentro do prazo contratado.

Cotação

Por fim, deve-se buscar sempre o melhor custo-benefício entre os fornecedores. Lembre-se de que nem sempre os preços altos são sinônimos de qualidade (ou preços baixos significam má-qualidade).

As certificações trazem economia ao fornecedor. Assim, é possível que ele ofereça preços mais vantajosos do que seus concorrentes, mas sem comprometer a continuidade no mercado.

O que é a ISO 9001:2015 e qual a sua relação com a certificação dos fornecedores?

ISO (ou OIP em português) é uma sigla que significa Organização Internacional de Padronização. Trata-se de uma organização não governamental que promove a normatização de produtos e serviços, com o intuito de melhorar a qualidade de seus processos continuamente.

A ISO 9001:2015 é uma Norma de Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) reconhecida internacionalmente. Em relação ao fornecedor, essa certificação demonstra sua capacidade de fornecer produtos que atendam às necessidades dos clientes com qualidade.

Várias empresas de países ao redor do mundo, incluindo potências como os Estados Unidos, Canadá, China e Rússia, adequam seus processos à norma para melhorar a qualidade dos serviços prestados. No Brasil, há uma série de normas ABNT NBR ISO 9000:2000, que é composta por:

ISO 9000:2015: descreve os princípios de gestão de qualidade e define terminologias;
ISO 9001:2015: apresenta os requisitos de um sistema de gestão de qualidade;
ISO 9004:2010: fornece as diretrizes para garantir a eficácia e eficiência do sistema de gestão de qualidade.

A certificação de fornecedores é excepcionalmente benéfica tanto para a empresa quanto para seu cliente, pois permite que as negociações sejam mais flexíveis, seguras, contínuas e sólidas.

Avaliar os fornecedores é um processo complexo, mas a tecnologia é uma grande aliada nessa atividade. Um bom sistema de gestão executa a avaliação de forma eficiente, precisa e automática. Entre em contato conosco e conheça mais sobre nosso produto!

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