Qual a importância da seleção de fornecedores para sua empresa?

Voltar | Por Efcaz 21/2/2021

Você sabe qual a importância da seleção de fornecedores para sua empresa? Evite erros e retrabalho com a otimização de seus processos.

Uma empresa tem a qualidade de seus produtos e serviços definida pela ação dos fornecedores que suprem as necessidades de matérias-primas, distribuições pontuais e toda a logística ao redor da operação. Por essas e outras, a seleção de fornecedores adequada pode ser o ponto que faltava para garantir o destaque de seu negócio no mercado. Entenda.

A gestão de fornecedores é uma área sempre em evolução e que exige atenção contínua dos gestores e executivos. De acordo com Martins (2005), com o decorrer dos anos, a seleção de fornecedores vem ganhando cada vez mais importância. Isso se torna claro quando notamos o aumento de oferta e redução de custos que torna o mercado muito mais competitivo.

Justamente por isso, é preciso tomar alguns cuidados na hora de escolher um fornecedor. E é aí que a gestão e homologação tem seu trabalho principal. Afinal, o que é preciso prestar atenção? Quais são os critérios para decidir quem vencerá uma competição para suprir as necessidades de sua empresa?

Pontos para uma boa seleção de fornecedores

Estar sempre com os documentos atualizados é uma forma imprescindível para validar a segurança e a qualidade de seus produtos e serviços, sem correr riscos e mantendo relação com os fornecedores certos e confiáveis.

Por essa razão é que é preciso muita atenção e também cuidado, já que alguns dados são minuciosos e é sempre preciso estar ligado e minimizar as chances de existirem erros, principalmente quando falamos de trabalhos feitos manualmente, onde é necessário que uma pessoa esteja sempre atenta à datas de validade de certidões, além de outros dados de grande importância para o correto funcionamento das empresas.

Afinal, alguns termos contratuais e fiscais são essenciais para garantir o funcionamento saudável da empresa. Datas de entrega, estimativas de qualidade e condições para fiscalização são pontos críticos para o sucesso da parceria. Entre seus supostos fornecedores, quais possuem melhor apuro na documentação e definem termos de compliances rigorosos?

Muitas vezes precisamos de velocidade para atender a demanda de nossa produção e, com esse pensamento, a análise cuidadosa é deixada um pouco de lado e, assim, a qualidade e a segurança dos produtos são postos em risco e a médio/longo prazo acaba sendo desvantajosa, trazendo alguns dissabores.

Por isso, deixar a escolha de possíveis fornecedores para última hora pode ser extremamente desvantajoso. Homologar adequadamente os fornecedores leva tempo, especialmente se sua operação lidar com produtos químicos ou perigosos. Na EFCAZ sempre aconselhamos nossos clientes a manterem uma base atualizada de possíveis fornecedores alternativos para cada parte do processo produtivo. Essa ação preventiva pode fazer toda a diferença em um momento emergencial ou diante uma demanda surpresa por parte do público.

Quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores?

Na maioria das vezes, os documentos necessários para homologação de fornecedores variam. A razão para tal pode ser explicada pela necessidade circunstancial das demandas e, por isso, é necessário atenção em todo o processo. Parte da gestão da empresa envolve conhecer a fundo todas as necessidades de materiais, produtos e serviços, especialmente se o controle de qualidade passar por quadros governamentais de higiene especial e controle de substâncias.

Mas vamos agora aos documentos que normalmente são exigidos:

Dados cadastrais: Não trata-se tanto dos documentos em si, porém é necessário que os dados cadastrais estejam em ordem e completos, como por exemplo dados da empresa, dados do quadro de sócios, etc. Ter cuidado com isso, é um dos pontos que garantirá dados constantemente atualizados. A atualização pode ser realizada, inclusive, a cada ponto de contato com a empresa fornecedora.

Licença de funcionamento: É um documento essencial já que garante que o estabelecimento pode exercer as atividades econômicas previstas no contrato social da empresa de maneira segura.

Específicas de sua atividade: A documentação específica do ramo de atuação também é muito importante. Pois, fará com que legalmente a empresa possa atuar.

Certificações: Em relação às certificações, o mesmo pode ser aplicado e para isso é necessário atenção. Alguns exemplos são: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SASSMAQ, etc. Essas certificações, além de pontos de passagem burocráticas, confirmam a preocupação da empresa fornecedora com o cumprimento de padrões de qualidade estabelecidos no mercado e no mundo.

Esses são alguns dos documentos necessários para homologação de fornecedores. Por essa razão são de extrema importância e os gestores precisam exigir de quem fornece materiais ou serviços, já que são essenciais para que, legalmente, o processo de produção de sua empresa esteja sempre adequado, reduzindo chances de erros e riscos em sua produção.

Tecnologia para seleção de fornecedores

Se a ideia for facilitar e assegurar o processo de seleção, homologação e a gestão de seus fornecedores, já é possível mantê-los agrupados em algumas soluções online, capazes de informar prazos de vencimentos de certidões e todas as outras informações essenciais à gestão e à qualidade de seus fornecedores.

Bancos de dados com fornecedores alternativos, por exemplo, podem ser mantidos com presteza através de uma base de dados integrada, além da atualização fiscal da empresa com órgãos do governo.

A tecnologia ainda permite grande economia de tempo, de até 60% no processo, já que o acesso aos históricos de interação com a empresa é especialmente facilitado com bases de dados na nuvem ou sem servidores particulares.

Se você quer entender mais sobre como a tecnologia pode agregar segurança e eficiência para o seu produto, entenda como um software SRM otimiza os processos de compra de sua empresa.

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