O que é homologação de fornecedores?

Voltar | Por Efcaz 11/3/2019

Atualmente, a homologação de fornecedores é essencial para que empresas consigam otimizar os seus processos com segurança.

Afinal, é necessário ter muita confiança entre todas as partes que relacionam-se com a organização.

O cliente precisa acreditar que a empresa tem o produto certo para oferecer, enquanto as empresas precisam ter fornecedores que garantam prazo e qualidade (entre outros fatores), para garantir a melhor oferta.

A questão é justamente essa: conseguir criar confiança e segurança com todos os fornecedores. Em via de regra, tudo se deve aos diversos problemas que terminam por acontecer, o que é sempre perigoso. É possível, no entanto, encontrar parceiros que, no longo prazo, mostram-se confiáveis.

Neste post, você vai saber mais sobre o papel dessa homologação e um passo a passo para realizá-la. Continue a leitura e confira!

O que é a homologação de fornecedores?

Basicamente, trata-se de um procedimento em que uma das partes — no caso, a empresa que a realiza — submete a outra parte (seus fornecedores) a certas condições para garantir o pleno fornecimento de serviços e/ou materiais. Isso envolve diretrizes e ações predefinidas, que visam uma otimização de tempo e de recursos para garantir a efetividade do contrato.

Quando um fornecedor é aceito, sua função é a de fornecer matérias-primas, insumos, serviços e demais produtos para a empresa que o seleciona. Com a homologação, portanto, será criada uma relação de subserviência, que deve ser pautada pela transparência e qualidade para garantir a produtividade de ambas as partes.

Após esse processo, é muito provável que problemas com o fornecimento não aconteçam — consegue-se até que os preços sejam mais atraentes, muitas vezes. Obviamente, tudo deverá ser definido com certa antecedência, para que essas vantagens sejam viabilizadas.

Quais aspectos devem ser observados na homologação?

Para que um fornecedor consiga atender determinada empresa, é preciso se atentar a alguns critérios. Confira, abaixo, as principais solicitações para efetivar a homologação de fornecedores:

cumprimento dos prazos nas entregas;
cumprimento dos requisitos de qualidade das matérias-primas, insumos e demais produtos fornecidos;
adequação às obrigações fiscais do setor de atuação;
preço atraente;
disponibilidade de atualizar os pedidos conforme a solicitação do comprador.
assegurar apoio técnico quando necessário.

Como comprovar essa adequação?

Ao escolher parceiros para realizar a homologação de fornecedores, é preciso verificar, primeiramente, suas experiências anteriores de fornecimento, a opinião de clientes que já consomem o produto ou serviço do parceiro escolhido e sua capacidade de atendimento em relação à demanda. E, para alcançar esses critérios, algumas categorias de fornecimento devem ser criadas.

Tudo precisa estar alinhado com uma matriz eficaz de compra, considerando, principalmente, a necessidade de consumo da companhia. Além disso, vale ressaltar que essa adequação só pode ser atestada por meio de certificações técnicas e financeiras, capazes de garantir a longevidade dessa relação com as empresas selecionadas.

Como acontece a homologação de fornecedores?

Em regra, esse processo deve passar por três etapas.

pré-cadastro — parte em que o fornecedor estabelece contato com a empresa.
homologação — verificação dos requisitos de adequação, para saber se o fornecedor tem capacidade de atender a demanda e os critérios criados individualmente para essa relação;
cadastro: aqui, os dados de fornecedores que passaram inicialmente na verificação são lançados no sistema da empresa.

Para que isso fique mais claro, vejamos um passo a passo para executar a homologação:

Verifique a documentação do fornecedor

A qualidade do produto ou serviço oferecido é primordial para iniciar qualquer relação. Afinal, isso pode impactar diretamente o resultado que a empresa obterá em seus próprios produtos ou serviços. E, nesse sentido, a documentação que o fornecedor apresenta é a primeira forma de atestar essa qualidade.

Pode parecer exagero, mas muitos negócios trabalham de forma ilegal, e essa precaução evita grandes transtornos para a contratante. Por isso, confira se a empresa opera regularmente por meio do seu cadastro CNPJ, inscrição estadual e inscrição municipal. Para companhias que lidam com insumos perecíveis, como alimentos, o alvará sanitário também é imprescindível.

Além das documentações obrigatórias, as certificações de capacidade técnica ajudam bastante nessa fase. Avalie quais cursos são disponibilizados para os profissionais que atuam na empresa e qual é a exigência mínima de qualificação para a contratação da equipe de trabalho.

Analise o preço proposto na relação

Esse não é o critério mais importante na homologação de fornecedores, mas também pode impactar no resultado do negócio, uma vez que, para obter lucro é preciso que o preço seja condizente com a qualidade esperada dos produtos e serviços oferecidos.

Geralmente, em homologações, é possível obter preços mais atraentes — e manter um relacionamento mais estreito e transparente — com os fornecedores por meio de um bom acordo na fase de negociação. Pense nisso!

Avalie o atendimento do fornecedor

O atendimento conferido durante todo o processo de compra ou contratação de serviço é pré-requisito para uma boa relação futura com seus fornecedores. Por isso, preze sempre por um tratamento amigável e um atendimento disponível no canal de comunicação mais usado pela sua empresa, para não demandar tempo para a troca do fluxo de informação. Assim, qualquer demanda ou problema pode ser resolvido rapidamente.

Averigue sua responsabilidade em cumprir os requisitos propostos

Por fim, é sempre importante assegurar que o negócio será realizado por uma empresa que respeita os seus valores, sendo ética e confiável. Isso inclui a responsabilidade social e certos aspectos relacionados à sustentabilidade do fornecedor em questão.

Outros requisitos que devem ser analisados antes dessa homologação de fornecedores é a posição da empresa no mercado, as garantias dadas na relação e as formas de acompanhamento dos resultados. Assim, os fornecedores permanecem em constante avaliação, podendo ser substituídos quando necessário.

Como vimos, a ideia por trás da homologação de fornecedores é justamente trazer bem mais segurança e confiança na relação de negócios, para que ela se torne mais produtiva e duradoura. Por essas razões, tal processo é um trabalho minucioso, que culmina na escolha daqueles que melhor podem atender às demandas específicas do seu negócio.

Então, gostou do artigo? Agora que você entende a importância da homologação de fornecedores, que tal verificar outros requisitos para que ela seja efetivada adequadamente?

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