A homologação de fornecedores é um procedimento essencial para garantir a eficiência e a segurança de sua produção. Confira como manter-se atualizado de acordo com o mercado atual.
Durante a gestão de fornecedores, a empresa realiza uma série de procedimentos e fiscalizações que demandam uma atenção minuciosa para evitar riscos de qualquer origem, antes de efetuar um contrato empresarial. Esse tipo de procedimento é chamado de Homologação de fornecedores, que consiste em avaliar a capacidade de uma empresa em fornecer produtos ou serviços para outra organização compradora.
Ao elaborar um processo de homologação, a empresa garante um padrão justo, equilibrado, eficiente e confiável, que evita imprevistos na cadeia de suprimentos e contribui para formar uma rede de fornecedores eficientes. Melhorando, assim, a vantagem competitiva do empreendimento e os resultados de produção, com maior qualidade e lucratividade. Dito isso, para garantir que há competência e credibilidade nos serviços prestados por uma fornecedora, o gestor responsável necessita ter clareza de como homologar. Confira abaixo as melhores estratégias para efetivar esse procedimento.
Como funciona a homologação de fornecedores em 2024?
Com o objetivo de identificar aspectos positivos e negativos de uma empresa de terceirização, levando em consideração a eficiência estratégica, a homologação de fornecedores em 2024 não pode funcionar com base em impressões, suposições ou características subjetivas. É necessário que ela atue a partir de critérios estabelecidos pelo comprador. Portanto, é aconselhável que se verifique:
- Os antecedentes do potencial fornecedor;
- A sua regularidade junto aos órgãos de licenciamento e regulação, quando for o caso;
- A qualificação técnica;
- A saúde financeira da empresa.
Se, por exemplo, o fornecedor estiver em grave situação financeira, será mais difícil para a empresa honrar os compromissos assumidos, pois podem faltar os recursos que ele necessita para entregar o que promete. Além disso, o processo de validação de um novo fornecedor pode ser dividido em 3 etapas básicas.
Cadastro prévio
Trata-se do registro feito quando ocorre o primeiro contato entre o fornecedor e a sua empresa. Para essa etapa, um exemplo de como agilizar e facilitar o processo é quando o próprio fornecedor pode efetuar seu cadastro. Hoje, a melhor forma de realizar esse procedimento é contar com um sistema digital de Gestão de Relacionamento com Fornecedores, que pode incluir atualizações automáticas da situação fiscal da empresa com os órgãos governamentais.
Homologação
Essa é a etapa que trata justamente do tema desta postagem. Aqui, a gestão busca garantir que o fornecedor atenda aos critérios de admissão estabelecidos pela empresa. Um bom trabalho, efetuado com base em características objetivas e mensuráveis, será determinante durante todo o período de relacionamento futuro. Afinal, começar a relação com o pé direito, como diz a cultura popular, é um fator de facilitação para a continuidade das interações entre a empresa e seus fornecedores. Além de, certamente, evitar possíveis prejuízos.
Cadastro
É a finalização do processo de admissão de um novo fornecedor. O registro definitivo do fornecedor autorizado permitirá que sejam efetuadas as primeiras cotações e compras. Obviamente, o ideal é que o SRM controle quem pode ou não vender para a empresa, com a possibilidade de que a empresa fornecedora seja bloqueada ou liberada no futuro, conforme a necessidade e o desempenho do fornecedor.
Como avaliar os fornecedores?
Você já conhece as etapas da homologação de fornecedores. Com isso em mente, vamos aprofundar um pouco mais nas dinâmicas que acontecem entre empresas parceiras.
Alguns dos critérios necessários para a homologação de fornecedores em 2024 podem ser mais difíceis de verificar antes das primeiras compras. Nesse caso, relacionamentos estratégicos podem ajudar, para que você acesse referências, especialmente quando se tratar de aspectos mais relevantes para o seu negócio. Então considere, por exemplo:
- Pontualidade de entrega e respeito a prazos diversos;
- Qualidade de produtos, matérias-primas e serviços prestados;
- Competitividade de preço;
- Variedade de ofertas;
- Flexibilidade de negociação;
- Comprometimento com a solução dos problemas vividos na cadeia;
- Apoio técnico oferecido, quando for o caso;
- Canais de comunicação disponibilizados;
- Certificações apresentadas;
- Premiações conquistadas.
Para refinar esse processo, pondere os critérios em ordem de relevância.
Imagine, por exemplo, um caso de avaliação de um fornecedor que tem pouca flexibilidade de negociação, ou pouca variedade de opções, prazos mais curtos de pagamento e/ou outras dificuldades que normalmente a empresa o descartaria como parceiro.
No entanto, é possível que um mesmo fornecedor possa oferecer vantagens tão significativas para a empresa, dentro do grau de relevância estabelecido, que o gestor não tem outra forma senão considerá-lo como uma opção viável. Como ponderar os aspectos do fornecedor por ordem de relevância? Uma saída estratégica é adotar uma matriz de compras para sua empresa e abastecê-la com informações relativas às categorias de análise.
Veja alguns exemplos que separamos para você logo abaixo.
Competitividade do fornecedor
Esse aspecto analisa a competitividade do fornecedor comparando-o com os seus concorrentes. Nesta pesquisa, busca-se levantar pontos positivos e negativos da empresa homologada em comparação a outras. Além de definir potenciais substitutos disponíveis, a fim de estabelecer um plano B dentro do gerenciamento da sua rede de fornecedores.
Aspectos estratégicos para ter atenção
Um fornecedor com reserva ou monopólio de mercado acaba gerando questões que podem qualificá-lo ou excluí-lo do processo de decisão de contratação. Nem sempre uma empresa que toma o mercado para si será a melhor opção, por ela pode agregar demais sua reputação, inclusive, manter preços abusivos. No caso de um fornecedor entregar um valor agregado muito superior ao padrão, principalmente quando ele é sentido pelo seu cliente, é preciso avaliar com cuidado as abordagens diante de uma possível negociação. Nesse caso, vale a pena identificar também os impactos da marca que pratica o monopólio em sua produção e prestar atenção em dobro nas cláusulas dos contratos.
Caso não seja possível haver uma negociação justa, é mais vantagem escolher outra empresa com melhor custo e benefício para que não afete a realidade do seu empreendimento. Dica de ouro: mantenha empresas de portes distintos previamente homologadas em seu sistema de SRM para facilitar a mudança em momentos críticos. Saiba mais.
Categoria da commodity
Nessa categoria é preciso avaliar se existe abundância de oferta do produto no mercado, ou se você tem limitações de compra. Seja como for, alguns fornecedores são mais críticos para sua atividade do que outros, e pode ser injustificável que se dedique a um gerenciamento mais complexo de fornecedores com baixa relevância e impacto no seu negócio.
Atenção à baixa na oferta
A matriz de compras também deve considerar se existe algum risco de queda de oferta, criação de monopólio de mercado, barreiras diversas e um valor estratégico considerado baixo.
Como ser eficiente na homologação de fornecedores em 2024?
Ao longo do texto, reunimos algumas observações de como funciona a homologação de fornecedores, assim como alguns fatores avaliativos a se levar em consideração como qualidade do produto ou serviço, capacidade de entrega, preço competitivo, conformidade regulatória, histórico de desempenho e capacidade financeira.
Além desses aspectos, há algumas estratégias para tornar-se ainda mais eficiente durante a homologação. Aqui vai algumas dicas preciosas:
- Utilize ferramentas tecnológicas paa agilizar e automatizar o processo de homologação de fornecedores. Isso pode incluir o uso de softwares de gerenciamento de fornecedores, como a plataforma da EFCAZ que fornece um sistema completo de avaliações.
- Crie um fluxo de trabalho eficiente para a homologação, definindo prazos e responsabilidades claras. Certifique-se de que todas as partes envolvidas, como compradores, qualidade, finanças e jurídico, estejam alinhadas e contribuam para o processo de forma eficiente.
- Considere realizar auditorias e visitas in loco para verificar pessoalmente as instalações, processos e capacidades dos fornecedores. Isso ajudará a obter uma compreensão mais completa e precisa do potencial fornecedor.
- Mantenha um processo de acompanhamento contínuo: Isso permitirá monitorar o desempenho, identificar possíveis problemas e garantir que os fornecedores continuem atendendo aos padrões exigidos.
Leve sempre em consideração que a eficiência na homologação de fornecedores em 2024 depende da combinação adequada de processos bem definidos, tecnologia apropriada e uma abordagem sistemática. Adaptar essas sugestões às necessidades específicas da sua organização pode ajudar a otimizar o processo de homologação e garantir uma seleção mais eficiente e confiável de fornecedores.
É interessante que as empresas parceiras sejam escolhidas, admitidas e monitoradas com base na capacidade que demonstram de se unir na busca de soluções cada vez mais efetivas. Gostou do conteúdo? Acesse o nosso blog para conferir mais informações e não perca a chance de otimizar sua gestão de fornecedores conferindo os melhores planos empresariais que separamos para você. É só acessar!
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