A ISO 9001/2015 é uma ferramenta importante do controle de qualidade, que ajuda as organizações a elaborarem suas políticas de conformidade e segurança e, como resultado, monitora e aponta falhas nos procedimentos da empresa.
O controle de documentos é um ponto central da metodologia — e é sobre ele que falaremos a seguir. Tenha em mente que, quando abordamos a gestão de documentos, estamos nos referindo diretamente ao cuidado da empresa com a informação.
Ele é cada vez mais determinante no sucesso das empresas modernas e merece toda a sua atenção. Quer saber mais sobre o assunto, promover a qualidade e melhorar os seus resultados? Então, continue a leitura para conferir!
O que é a ISO 9001/2015?
A ISO 9001/2015 é reconhecida em todo o mundo como uma norma de qualidade. É utilizada por empresas, independentemente do porte, do setor de atuação ou outros aspectos, para gerir uma política de qualidade. O objetivo é favorecer a capacidade dessas organizações de atender às necessidades e desejos dos seus consumidores e as regras de regulação aplicáveis a cada negócio.
Ou seja, por meio de uma busca constante e sistemática da melhora de qualidade nos processos, essas organizações cumprem melhor a função de proporcionar uma maior satisfação aos seus clientes, como resultados de uma melhor experiência de compra e uso.
Quais os aspectos regulados?
Para cumprir com esses objetivos, a norma determina que certos requisitos sejam atendidos. São eles:
- garantir que a informação esteja disponível para uso — elas são documentadas para servirem de apoio à execução dos processos;
- proteção da informação — relacionada, principalmente, à segurança da informação. Algo muito valorizado e regido por leis internacionais;
- distribuição eficiente — para que os usuários possam utilizá-las;
- preservação e armazenamento — como garantia da integridade das informações;
- monitoramento de alterações — para garantir conformidade e informações atualizadas;
- disposição e retenção — relativo ao período de validade de cada documento informativo.
Qual o seu impacto na gestão de documentos?
A grande mudança da norma ISO 9001/2015 é que a obrigatoriedade de seguir regras genéricas de controle de documentos foi substituída por uma lógica mais eficiente. Agora, não existe mais a obrigação de cumprir uma norma pela norma.
Os critérios estão, agora, voltados para a necessidade de submeter-se a procedimentos para que os objetivos de gestão, segurança e disponibilização da informação sejam alcançados.
Como os softwares específicos ajudam no controle de documentos?
Existem softwares específicos para gestão de documentos elaborados de acordo com as regras ISO 9001/2015, que facilitam o processo de forma significativa. A organização é fundamental em iniciativas de qualidade, uma vez que não é possível pensar em melhorias sem ela.
Eles apresentam funcionalidades que ajudam com agilidade, automação, controle e servem de guia para os envolvidos, uma vez que têm mecanismos para identificar inconformidades.
Como você pôde ver, a ISO 9001/2015 é uma importante ferramenta para controle de documentos e os seus benefícios refletem em proteção e acesso facilitado a informações que são importantes para o seu negócio. Sua adoção é fácil de ser aplicada com o uso de sistemas específicos e tem sua eficiência comprovada.
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