Os processos de compra são comuns em qualquer empresa. Porém, algumas delas, notadamente grandes empresas, possuem necessidade de um processo de gestão de fornecedores mais estruturado, principalmente se os produtos e/ou serviços fornecidos por estes estiverem diretamente relacionados ao seu processo produtivo. Este processo estruturado é denominado SRM – Supplier Relationship Management (ou “Gestão de Relacionamento com Fornecedores”, em português), e consiste na sistematização das interações entre a empresa e seus fornecedores, tornando o processo de aquisições mais ágil, confiável e assertivo.
Um dos conceitos abordados pela Gestão de Relacionamento com Fornecedores é o processo de seleção de fornecedores, ou seja, de estabelecimento de critérios que definem que um determinado fornecedor está apto ou não para se tornar um fornecedor efetivo da sua empresa. E um processo de seleção normalmente é iniciado por uma RFI – Request for Information, uma expressão da língua inglesa utilizada na gestão da cadeia de suprimentos que significa “Solicitação de Informação”.
Uma RFI trata-se de um pedido de informações, ou seja, uma proposta ou questionário solicitado para um potencial fornecedor, de forma a coletar informações complementares ao seu cadastro, que podem variar desde informações organizacionais, de saúde financeira, até mesmo a respeito dos produtos e serviços que este possui, caso seja necessário atender a uma demanda pontual empresa. Essas informações são utilizadas no processo de pré-qualificação do fornecedor, permitindo selecionar previamente alguns fornecedores de acordo com a sua capacidade de atendimento às necessidades da empresa, considerando-se esses critérios.
Empresas que utilizam softwares de gestão de fornecedores costumeiramente possuem a opção de gerar essas requisições eletronicamente, solicitando estas informações aos fornecedores presentes em seu banco de dados, sem a necessidade de comunicação por e-mail e/ou telefone. Dentre os principais benefícios de se utilizar RFIs automatizadas em seu processo de compra, podemos destacar:
a) Otimização de tempo e custos operacionais: a utilização de uma RFI derivada de um sistema de informação elimina a necessidade de ligações e envio de formulários e/ou planilhas impressas ao fornecedor. A empresa fica responsável por criar o questionário e seus respectivos critérios, e enviá-lo ao fornecedor através do próprio sistema, enquanto que o próprio fornecedor é responsável por informar as respostas;
b) Assertividade na seleção de fornecedores: quando as RFIs são elaboradas a partir de perguntas e critérios claros, o sistema de informação é capaz de avaliar, a partir das respostas do fornecedor, se ele está adequado ou não às necessidades de compra da empresa;
c) Segurança nos processos de aquisição: após a resposta da RFI, é possível manter um banco de dados de fornecedores identificados e homologados, qualificando-os para a participação em um processo de compra, e convidando-os enviar uma RFQ – uma outra expressão no processo de aquisição, que significa Request for Quotation, ou Solicitação de Cotação, quando já se tem conhecimento do que se deseja adquirir.
O EFCAZ possui a funcionalidade de RFI – Solicitação de Informação customizável, ou seja, permite às empresas criarem formulários de RFI específicos ou a partir de modelos pré-definidos, enviando-os para que os fornecedores respondam. A partir dos critérios informados na avaliação e das respostas dos fornecedores, é possível definir se o fornecedor está adequado ou não para se tornar um fornecedor da sua empresa. Para saber mais, solicite uma demonstração aqui.
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